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TL;DR

  • Zwei leere Werte gelten nicht als Treffer, weil leere Felder nichts darüber aussagen, wer ein Datensatz ist.
  • Würden leere Werte abgeglichen, würde jeder Datensatz ohne E-Mail in einer riesigen Duplikatgruppe landen.
  • Datensätze mit einer Lücke in einem abgeglichenen Feld bleiben bei dieser Suche außen vor.
  • Um ihre Duplikate zu finden, gleichen Sie sie über andere Felder ab, etwa Name, Telefon oder Firma.
  • In Dedupely passen zwei leere Werte nie zusammen, daher kann eine Lücke keinen Fehltreffer verursachen.

Sie suchen nach E-Mail und bemerken etwas Seltsames: Hunderte Datensätze haben gar keine E-Mail, und keiner wird als Duplikat eines anderen angezeigt. Das ist kein Fehler. Zwei leere Felder gelten nicht als Treffer.

Es ist eine der Regeln, die die Duplikatsuche sicher machen. Dieser Beitrag erklärt, warum leere Felder ausgeschlossen werden, was das für Ihre Suchen bedeutet und wie Sie Duplikate unter Datensätzen ohne E-Mail finden.

Warum zwei Lücken nicht passen

Ein Treffer besagt, dass zwei Datensätze etwas teilen, das sie identifiziert. Ein leeres Feld identifiziert niemanden. Würden Sie zwei leere E-Mails als gleich zählen, würde jeder Datensatz ohne E-Mail mit jedem anderen ohne E-Mail übereinstimmen.

Hat ein CRM 5.000 Kontakte ohne E-Mail, ist das eine Duplikatgruppe aus 5.000 nicht zusammengehörenden Personen. Ein Merge würde sie alle in einen Datensatz mit einem Namen und einem Inhaber zusammenführen.

Daher behandelt der Abgleich eine Lücke als „unbekannt“, nicht als Wert. Unbekannt kann nicht gleich unbekannt sein.

Was das für Ihre Suchen bedeutet

Wenn eine Suche über ein Feld abgleicht, werden Datensätze mit leerem Feld aus der Suche ausgeschlossen. Ihr CRM ignoriert sie nicht, und sie gelten auch nicht als eindeutig. Sie lassen sich nur über dieses Feld nicht vergleichen.

Das hat zwei Folgen:

  • Ihre E-Mail-Suche umfasst weniger Datensätze, als Sie denken. Wenn 2.000 Ihrer 10.000 Kontakte keine E-Mail-Adresse haben, prüft eine E-Mail-Suche nur die übrigen 8.000.
  • Duplikate ohne E-Mail sind weiterhin da. Ein Kontakt, der zweimal nach einem Anruf angelegt wurde, ohne E-Mail, taucht bei einer E-Mail-Suche gar nicht auf.

Platzhalter sind das Gegenteil des Problems

Leere Felder, die wirklich leer sind, sind sicher. Leere Felder, die mit Füllwerten belegt wurden, sind es nicht.

Manche Formulare und Integrationen schreiben einen Platzhalter, wenn ein Feld Pflicht ist: „none@none.com“, „n/a“, „test@test.com“. Die sind nicht leer, passen also aufeinander und gruppieren nicht zusammengehörende Datensätze genau wie echte Lücken. Platzhalterwerte, die Datensätze wie Dubletten aussehen lassen zeigt, wie Sie sie erkennen und behandeln.

Wie finde ich Duplikate unter Datensätzen ohne E-Mail?

Datensätze ohne E-Mail brauchen eine Suche auf den Feldern, die sie haben. Gängige Kombinationen:

Datensätze, die haben Abgleichen über
Name und Telefon Vorname, Nachname und Telefonnummer
Name und Firma Vorname, Nachname und Firma, von Hand geprüft
Nur Telefon Telefon, mit einem Prüfschritt
Name und Adresse Name, Straße und Postleitzahl

Führen Sie diese als eigene Suchen neben Ihrer E-Mail-Suche aus. Jede deckt Datensätze ab, die die anderen nicht sehen. Datensätze ohne E-Mail und wie Sie ihre Duplikate finden geht in jeden Fall ein.

Da diese Felder schwächer sind als E-Mail, prüfen Sie vor dem Massen-Merge eine Stichprobe. Zwei Personen können einen Namen teilen, und ein Büro kann eine Telefonnummer teilen.

Wenn ein Datensatz leer ist und der andere nicht

Ein verwandter Fall: Ein Datensatz hat eine E-Mail und sein Duplikat nicht. Eine E-Mail-Suche paart sie nicht, weil eine Seite leer ist. Eine Namens- und Telefonsuche schon. Beim Zusammenführen sollte die E-Mail des ausgefüllten Datensatzes behalten werden, da ein leerer Wert keinen echten überschreiben sollte.

Wie Dedupely leere Felder behandelt

In Dedupely passen zwei leere Werte nie zusammen, daher kann eine Lücke keinen Fehltreffer verursachen. Datensätze mit einer Lücke in einem abgeglichenen Feld bleiben bei dieser Suche außen vor, und Sie können eigene Suchen nach Name, Telefon, Firma oder Adresse bauen, um sie abzudecken. Die Safety Settings halten außerdem standardmäßig Treffer zurück, die auf Platzhalter- oder Testdaten wie test@test.com beruhen.

Beim Zusammenführen gewinnen leere Werte nie, daher bleibt eine ausgefüllte E-Mail oder Telefonnummer gegenüber einer leeren erhalten.

Duplikate finden, die keine E-Mail haben

Leere Felder halten Ihre Merges sicher

Lücken vom Abgleich auszuschließen verhindert, dass Tausende nicht zusammengehörende Datensätze in einem zusammenfallen. Der Preis: Eine Suche über ein einziges Feld sieht keine Datensätze, in denen dieses Feld leer ist.

Decken Sie sie mit Suchen auf den Feldern ab, die sie haben. Prüfen Sie diese Treffer vor dem Zusammenführen und achten Sie auf Platzhalterwerte, die wie Daten aussehen, aber keine sind.

Häufige Fragen

Warum tauchen Datensätze mit leeren E-Mails nicht als Duplikate auf?

Weil zwei leere Werte nicht als Treffer zählen. Ein leeres Feld identifiziert niemanden, und ein Abgleich darüber würde jeden Datensatz ohne E-Mail in eine Gruppe stecken.

Verursachen leere Felder Fehltreffer?

Echte leere Felder nicht, weil sie vom Abgleich ausgeschlossen werden. Platzhalterwerte wie „n/a“ oder „none@none.com“ schon, weil sie als echte Werte behandelt werden.

Wie finde ich Duplikate bei Kontakten ohne E-Mail?

Bauen Sie eine Suche auf den Feldern, die sie haben, etwa Name und Telefon oder Name und Firma. Prüfen Sie diese Treffer vor dem Zusammenführen, da diese Felder zu mehr als einer Person gehören können.

Was passiert mit einem leeren Feld, wenn zwei Datensätze zusammengeführt werden?

Eine Lücke darf keinen ausgefüllten Wert überschreiben. Der Wert aus dem Datensatz, der ihn hat, bleibt im zusammengeführten Datensatz erhalten.

Wie viele meiner Datensätze übersieht eine E-Mail-Suche?

Jeder Datensatz mit leerer E-Mail. Prüfen Sie, wie viele Kontakte keine E-Mail haben, um zu sehen, wie viel der Datenbank diese Suche nicht vergleichen kann.