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TL;DR

  • Due valori vuoti non contano come corrispondenza, perché i campi vuoti non dicono nulla su chi sia un record.
  • Se i campi vuoti corrispondessero, ogni record senza email finirebbe in un unico, enorme gruppo di duplicati.
  • I record con un campo vuoto nel campo abbinato sono esclusi da quella ricerca.
  • Per trovarne i duplicati, abbinali su altri campi come nome, telefono o azienda.
  • In Dedupely due valori vuoti non corrispondono mai, quindi i vuoti non possono causare una falsa corrispondenza.

Esegui una ricerca per email e noti qualcosa di strano: centinaia di record non hanno alcuna email, e nessuno compare come duplicato dell'altro. Non è un bug. Due campi vuoti non costituiscono una corrispondenza.

È una delle regole che rende sicura la deduplica. Questo articolo spiega perché i campi vuoti vengono esclusi, che cosa significa per le tue ricerche e come trovare i duplicati tra record senza email.

Perché due vuoti non corrispondono

Una corrispondenza dice che due record condividono qualcosa che li identifica. Un campo vuoto non identifica nessuno. Se considerassi uguali due email vuote, ogni record senza email corrisponderebbe a ogni altro record senza email.

In un CRM con 5.000 contatti senza email, quello è un unico gruppo di duplicati di 5.000 persone non collegate. Unirli significherebbe fonderli tutti in un unico record, con un solo nome e un solo proprietario.

Così la corrispondenza tratta un vuoto come «sconosciuto», non come un valore. Lo sconosciuto non può essere uguale a un altro sconosciuto.

Che cosa significa per le tue ricerche

Quando una ricerca abbina su un campo, i record con quel campo vuoto restano fuori dalla ricerca. Il tuo CRM non li ignora, e non vengono trattati come unici. Semplicemente non possono essere confrontati su quel campo.

Questo ha due effetti:

  • La tua ricerca per email copre meno record di quanto pensi. Se 2.000 dei tuoi 10.000 contatti non hanno un'email, una ricerca per email analizza solo gli altri 8.000.
  • I duplicati senza email ci sono ancora. Un contatto aggiunto due volte da una telefonata, senza email in entrambe le occasioni, non compare affatto in una ricerca per email.

I segnaposto sono il problema opposto

I campi vuoti davvero vuoti sono sicuri. Quelli riempiti con dati di comodo no.

Alcuni moduli e integrazioni scrivono un valore segnaposto quando un campo è obbligatorio: «none@none.com», «n/a», «test@test.com». Non sono vuoti, quindi si abbinano tra loro, e raggruppano record non collegati esattamente come farebbero i vuoti veri. Valori segnaposto che fanno sembrare duplicati i record spiega come riconoscerli e gestirli.

Come trovare i duplicati tra record senza email

I record senza email richiedono una ricerca costruita sui campi che hanno. Combinazioni comuni:

I record che hanno Abbina su
Nome e telefono Nome, cognome e telefono
Nome e azienda Nome, cognome e azienda, verificati a mano
Solo telefono Telefono, con un passaggio di verifica
Nome e indirizzo Nome, via e CAP

Eseguili come ricerche separate, accanto alla tua ricerca per email. Ognuna copre record che le altre non vedono. Record senza email e come trovarne i duplicati entra in ciascun caso.

Poiché questi campi sono più deboli dell'email, verifica un campione prima di unire in blocco. Due persone possono condividere un nome, e un ufficio può condividere un numero di telefono.

Quando un record è vuoto e l'altro no

Un caso collegato: un record ha un'email e il suo duplicato no. Una ricerca per email non li abbina, perché un lato è vuoto. Una ricerca su nome e telefono sì. Quando unisci, va conservata l'email del record compilato, perché un valore vuoto non dovrebbe sovrascriverne uno reale.

Come Dedupely gestisce i campi vuoti

In Dedupely, due valori vuoti non corrispondono mai, quindi i vuoti non possono causare un falso abbinamento. I record con un vuoto in un campo abbinato restano fuori da quella ricerca, e puoi creare ricerche separate su nome, telefono, azienda o indirizzo per coprirli. Anche le Safety Settings, attive di default, trattengono le corrispondenze costruite su dati segnaposto o di test come test@test.com.

Quando i record si uniscono, i valori vuoti non vincono mai, quindi un'email o un telefono compilati hanno la precedenza su uno vuoto.

Trova i duplicati senza email

I campi vuoti mantengono sicure le unioni

Escludere i vuoti dalla corrispondenza è ciò che impedisce a migliaia di record non collegati di collassare in uno. Il compromesso è che una ricerca su un solo campo non vede i record in cui quel campo è vuoto.

Coprili con ricerche sui campi che hanno, verifica quelle corrispondenze prima di unire e fai attenzione ai valori segnaposto che sembrano dati ma non lo sono.

Domande frequenti

Perché i record con email vuote non compaiono come duplicati?

Perché due valori vuoti non contano come corrispondenza. Un campo vuoto non identifica nessuno, quindi abbinarci sopra raggrupperebbe ogni record senza email in un unico gruppo.

I campi vuoti causano falsi duplicati?

I vuoti veri no, perché sono esclusi dalla corrispondenza. Lo fanno valori segnaposto come «n/a» o «none@none.com», perché sono trattati come valori reali.

Come trovo i duplicati dei contatti senza email?

Costruisci una ricerca sui campi che hanno, come nome e telefono, o nome e azienda. Verifica quelle corrispondenze prima di unire, perché questi campi possono appartenere a più di una persona.

Che cosa succede a un campo vuoto quando due record si uniscono?

Un vuoto non deve sovrascrivere un valore compilato. Il valore del record che lo ha viene conservato nel record unito.

Quanti dei miei record sfuggono a una ricerca per email?

Ogni record con un'email vuota. Controlla quanti contatti non hanno email per capire quanta parte del database quella ricerca non può confrontare.