Dedupely Intelligence
TL;DR
- Dos valores vacíos no cuentan como coincidencia, porque los campos vacíos no dicen nada sobre quién es un registro.
- Si los vacíos coincidieran, cada registro sin correo acabaría en un único conjunto de duplicados enorme.
- Los registros con un campo vacío en un dato coincidente quedan fuera de esa búsqueda.
- Para encontrar sus duplicados, emparéjalos por otros campos como el nombre, el teléfono o la empresa.
- En Dedupely, dos valores vacíos nunca coinciden, así que los vacíos no pueden causar una coincidencia falsa.
Lanzas una búsqueda por correo y notas algo raro: cientos de registros no tienen correo y ninguno aparece como duplicado de otro. No es un error. Dos campos vacíos no cuentan como coincidencia.
Es una de las reglas que mantienen segura la deduplicación. Este artículo explica por qué se excluyen los campos vacíos, qué implica para tus búsquedas y cómo encontrar duplicados entre registros sin correo.
Por qué dos vacíos no coinciden
Una coincidencia dice que dos registros comparten algo que los identifica. Un campo vacío no identifica a nadie. Si contaras dos correos vacíos como iguales, cada registro sin correo coincidiría con todos los demás sin correo.
En un CRM con 5.000 contactos sin correo, eso es un conjunto de duplicados de 5.000 personas no relacionadas. Fusionarlo los combinaría todos en un solo registro, con un nombre y un propietario.
Así que la coincidencia trata un vacío como «desconocido», no como un valor. Lo desconocido no puede ser igual a lo desconocido.
Qué significa esto para tus búsquedas
Cuando una búsqueda empareja por un campo, los registros con ese campo vacío quedan fuera de la búsqueda. Tu CRM no los ignora, ni se consideran únicos. Simplemente no se pueden comparar por ese campo.
Eso tiene dos efectos:
- Tu búsqueda por correo cubre menos registros de los que crees. Si 2.000 de sus 10.000 contactos no tienen correo electrónico, una búsqueda por correo solo revisa los otros 8.000.
- Los duplicados sin correo siguen ahí. Un contacto añadido dos veces desde una llamada, sin correo en ninguna de las dos, no aparecerá en ninguna búsqueda por correo.
Los marcadores de posición son el problema contrario
Los campos vacíos de verdad son seguros. Los que se rellenaron con relleno no lo son.
Algunos formularios e integraciones escriben un valor de relleno cuando un campo es obligatorio: «none@none.com», «n/a», «test@test.com». Esos no están vacíos, así que sí coinciden entre sí, y agrupan registros no relacionados igual que lo harían los vacíos reales. Valores de relleno que hacen parecer duplicados a los registros explica cómo detectarlos y gestionarlos.
Cómo encontrar duplicados entre registros sin correo
Los registros sin correo necesitan una búsqueda basada en los campos que sí tienen. Combinaciones habituales:
| Registros que tienen | Emparejar por |
|---|---|
| Nombre y teléfono | Nombre, apellidos y teléfono |
| Nombre y empresa | Nombre de pila, apellido y empresa, revisado a mano |
| Solo teléfono | Teléfono, con un paso de revisión |
| Nombre y dirección | Nombre, calle y código postal |
Ejecútalos como búsquedas aparte, junto a tu búsqueda por correo. Cada una cubre registros que las demás no pueden ver. Registros sin correo y cómo encontrar sus duplicados explica cómo se aplica cada caso.
Como estos campos son más débiles que el correo, revisa una muestra antes de fusionar en masa. Dos personas pueden compartir nombre, y una oficina puede compartir un teléfono.
Cuando un registro está vacío y el otro no
Un caso relacionado: un registro tiene correo y su duplicado no. Una búsqueda por correo no los emparejará, porque un lado está vacío. Una búsqueda por nombre y teléfono sí. Al fusionar, debe conservarse el correo del registro completado, porque un valor vacío no debe sobrescribir uno real.
Cómo gestiona Dedupely los campos vacíos
En Dedupely, dos valores vacíos nunca coinciden, así que los vacíos no pueden causar una coincidencia falsa. Los registros con un campo vacío en un dato coincidente quedan fuera de esa búsqueda, y puedes crear búsquedas aparte por nombre, teléfono, empresa o dirección para cubrirlos. Los Ajustes de seguridad, activos por defecto, también retienen las coincidencias basadas en datos de relleno o de prueba como test@test.com.
Al fusionar registros, los valores vacíos nunca ganan, así que se conserva un correo o un teléfono rellenos frente a uno vacío.
Los campos vacíos mantienen seguras tus fusiones
Dejar los vacíos fuera de la coincidencia es lo que evita que miles de registros sin relación se agrupen en uno. El inconveniente es que una búsqueda sobre un solo campo no puede ver los registros donde ese campo está vacío.
Cúbrelos con búsquedas sobre los campos que sí tienen, revisa esas coincidencias antes de fusionar y vigila los valores de relleno que parecen datos pero no lo son.
Preguntas frecuentes
¿Por qué los registros con correo vacío no aparecen como duplicados?
Porque dos valores vacíos no cuentan como coincidencia. Un campo vacío no identifica a nadie, así que emparejar por él agruparía cada registro sin correo en un único conjunto.
¿Los campos vacíos causan duplicados falsos?
Los vacíos de verdad no, porque se excluyen de la coincidencia. Los valores de relleno como «n/a» o «none@none.com» sí, porque se tratan como valores reales.
¿Cómo encuentro duplicados de contactos sin correo?
Crea una búsqueda sobre los campos que tienen, como nombre y teléfono, o nombre y empresa. Revisa esas coincidencias antes de fusionar, porque estos campos pueden pertenecer a más de una persona.
¿Qué pasa con un campo vacío cuando se fusionan dos registros?
Un vacío no debe sobrescribir un valor rellenado. El valor del registro que lo tiene se conserva en el registro fusionado.
¿Cuántos de mis registros se le escapan a una búsqueda por correo?
Cada registro con un correo vacío. Comprueba cuántos contactos no tienen correo para ver qué parte de la base de datos no puede comparar esa búsqueda.
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