TL;DR
- Dubbletter i vårdens CRM uppstår ofta när en patient kommer in via flera kanaler.
- Familjemedlemmar som delar telefonnummer eller e-postadress är oftast separata patienter.
- Kliniker med liknande namn eller en gemensam telefonlinje kan se ut som dubbletter.
- Många vårdorganisationer behöver en efterlevnadsgranskning innan ett verktyg får åtkomst till patientjournaler.
- Dedupely hittar dubbletter av patient- och hänvisningsposter och fungerar med er efterlevnadsgranskning.
Kliniker, mottagningar, sjukhusgrupper och vårdtjänster använder ofta ett CRM för allt som rör vården. Det omfattar förfrågningar, bokningar, påminnelser, remisser och patientkontakt.
Patienter når dessa team på många sätt. En person kan fylla i ett webbformulär, ringa kontaktcentret en vecka senare och komma via hänvisning månaden efter. Varje kanal kan lägga till en ny post, och patientens historik hamnar i bitar.
I det här inlägget ser du var dubbletter inom vården kommer ifrån och vilka poster som bara ser ut som dubbletter. Du ser också varför granskning av efterlevnad kommer före all rensning, och hur du slår ihop patientposter säkert när den är klar.
Var dubbletter uppstår i ett CRM för vården
Varje organisation hanterar sitt inflöde på sitt eget sätt, så orsakerna varierar. Dessa återkommer ofta.
Webbformulär och onlinebokning
Kontaktformulär, bokningsförfrågningar och nyhetsbrevsanmälningar skickar var och en poster till CRM:en. En patient som använder en annan e-postadress, eller ett stavfel i samma adress, kan skapa en andra kontakt. Varför webbformulär skapar dubblettkontakter går igenom den här källan i detalj.
Callcenter och receptioner
Personal på telefon arbetar snabbt. Om en sökning på namn inte hittar patienten, ofta på grund av en stavningsskillnad, skapar de en ny post och går vidare.
Hänvisningar
Remitterade patienter kommer ofta med uppgifter inskrivna av en annan mottagning. Namnet kan vara formellt där patienten använder en kortform, och telefonnumret kan vara en fast linje som patienten aldrig lämnade till dig.
Hänvisningskällor delas också upp. En och samma remitterande läkare kan finnas som "Dr. Ruiz", "A. Ruiz MD" och under mottagningens namn.
Importer och kopplade system
Patientlistor från bokningssystem eller verksamhetssystem, kampanjlistor och poster från en nyansluten klinik importeras alla vid något tillfälle. Om importen inte matchar på det fält ditt CRM använder, lägger den till personer du redan har.
Vad som räknas som dubblett inom hälso- och sjukvården
Vad som räknas som dublett avgörs från fall till fall. Det som ett vårdteam ser som dublett kanske inte ett annat gör. Att slå ihop två olika patienter kan orsaka verklig skada, så fallen nedan bör få ett beslut innan någon slår ihop något.
Familjemedlemmar som delar telefon eller e-post
En förälder bokar för tre barn från en e-postadress. En vårdgivare anger sitt eget telefonnummer för en äldre släkting. Posterna delar ett nyckelfält men tillhör ändå olika patienter.
Delade kontaktuppgifter är en vanlig anledning till att två poster ser lika ut. Hur du hanterar relaterade poster som ser ut som dubbletter täcker familjemedlemmar och delade inkorgar.
Föräldrar och barn med samma namn
En far och son kan dela fullständigt namn, hemadress och telefonnummer. Ett suffix som "Jr." kan finnas på en post men inte på den andra. Ett födelsedatum, om ditt CRM lagrar ett, är det som skiljer dem åt.
Kliniker och mottagningar som måste hållas åtskilda
Enheter inom en koncern kan dela varumärke, domän och en central telefonlinje. De kan ändå vara separata verksamheter, ibland separata juridiska personer, med egen personal och egna patienter.
Om en patient som besökt två kliniker ska ha en post eller två beror på hur din organisation arbetar. CRM-dubblettrensning för företag med flera platser täcker hur du avgör.
Remitterande vårdgivare registrerade två gånger
En läkares egen post och mottagningens post är relaterade poster som hålls åtskilda. Två poster för samma läkare på samma mottagning, med och utan "Dr.", är oftast dubbletter.
Så matchar du vårdposter
För patientjournaler använder du organisationens godkända identitetskontroller. En e-postadress, ett telefonnummer eller ett förnamn kan delas. Matcha kandidater mot verifierade identifierare och lös motstridiga uppgifter innan sammanslagning. Remitterande vårdgivares och mottagningars poster behöver egna matchningskriterier.
| Post | Börja med | Prova sedan | Se upp för |
|---|---|---|---|
| Patienter | Godkänd patientidentifierare, verifierad mot källsystemet | Identitetskontroll med organisationens godkända identifierare | Föräldrar, barn och vårdnadshavare som delar e-post eller telefon |
| Remitterande läkare | Exakt e-post | Namn med mottagning, utan att ta hänsyn till titlar som "Dr." och "MD" | En läkares post matchad mot mottagningens post |
| Remitterande mottagningar | Webbplatsdomän | Mottagningens namn med gatuadress | Grupper vars kontor delar en domän |
| Dina egna kliniker | Gatuadress med postnummer | Klinikens direktnummer | En central telefonlinje delad av alla platser |
Varför compliance-granskningen kommer först
Ett dubblettverktyg läser de poster det jämför och ändrar dem när det slår ihop. Inom hälso- och sjukvården kan dessa poster innehålla personliga och hälsorelaterade uppgifter, så många organisationer granskar alla verktyg innan de kopplas upp.
Involvera ditt compliance- eller säkerhetsteam så snart ett verktyg verkar passa. De vill veta var data lagras, vem som har åtkomst, hur den används och vilka certifieringar som gäller. Vad säkerhetsteam frågar om ett verktyg för dublettrensning listar de frågorna och hur ett tydligt svar ser ut.
Berätta för granskarna vilka poster verktyget kommer att läsa
Vissa verktyg synkroniserar ett helt CRM-objekt, med varje post i det. Lista de objekt du planerar att koppla och vilka fält i dem som innehåller känsliga uppgifter. Granskare kan då bedöma vilka data verktyget kommer att se.
Kom överens om vem som får slå ihop
Bestäm vem i teamet som ska granska och slå ihop poster, och om verktygets roller, tvåfaktorsautentisering och Audit Log passar era riktlinjer. Färre personer med sammanslagningsbehörighet innebär färre överraskningar.
Så slår du säkert samman patientposter
Börja med de uppenbara dubbletterna
Börja med en liten grupp vars identitet bekräftas mot det godkända källsystemet. Använd de patientidentifierare och granskningsprocesser som din organisation godkänner. En gemensam e-postadress och ett gemensamt förnamn räcker inte för att visa att två poster tillhör samma patient.
Bekräfta patientens identitet före varje sammanslagning
Tillämpa identitetsgranskning även på exakta matchningar av kontaktuppgifter. Använd godkända identifierare och stödjande uppgifter, och låt behörig personal lösa avvikelser. Familjemedlemmar kan dela namn, födelsedatum eller kontaktuppgifter; inget enskilt delat kontaktfält räcker för att slå ihop patienter.
Bestäm vad varje sammanslagning behåller
- Kommunikationsinställningar: ett avregistreringsval som registrerats på någon av posterna ska överleva sammanslagningen.
- Föredragen klinik och ägare: avgör vilken plats och vilken koordinator som behåller patienten.
- Hänvisningskälla: behåll den ursprungliga hänvisningen, så att remitterande läkare får kredit.
- Kontaktuppgifter: den senaste telefonen och e-posten vinner oftast, men behåll äldre värden där ditt CRM tillåter flera.
Avvisa det som inte är en dublett
När du är säker på att två poster är olika personer, till exempel en förälder och ett barn, avvisa matchningen så att den inte hamnar i framtida sökningar. Om du inte är säker, fråga receptionen eller kliniken innan du slår ihop. De vet ofta vilken patient som är vem.
Spara en post för varje merge
Sammanslagningar är permanenta i många CRM. Spara en historik över vad varje sammanslagning ändrade, med ursprungliga värden, så att du senare kan svara på frågor från patienter, kliniker eller revisorer.
Så hjälper Dedupely vårdteam att ha en post per patient
Innan du kopplar någon patientdata ska det behöriga teamet godkänna det faktiska datasetet, behandlingsupplägget och nödvändiga avtal. Dedupelys säkerhetssida och Trust Center kan stödja den granskningen; de fastställer inte behörighet för en viss patientdatamängd. För ett godkänt användningsområde granskas kandidater i stödda CRM-objekt, identiteten bekräftas via organisationens process och varje sammanslagning förhandsgranskas. Detta ersätter inte patientmatchning i ett kliniskt källsystem.
En patient, en post, med omsorg
Dubbletter inom vården kommer från de många sätt patienter når dig på: formulär, samtal, remisser och importer. Var och en är rimlig för sig, men tillsammans delar de upp en patient i flera poster.
Lösningen börjar med godkännande för de faktiska uppgifterna och ett tillförlitligt sätt att bekräfta patientens identitet. Familjemedlemmar, personer med samma namn och separata kliniker hålls isär. Slå endast ihop bekräftade identiteter och skicka osäkra matchningar till behörig personal.
Källor: Säkerhet i Dedupely; Dedupely Trust Center.
Vanliga frågor
Varför har vårt vårds-CRM dubbletter av patientposter?
Ofta för att patienter når er via flera kanaler. Ett webbformulär, ett samtal till kontaktcentret, en remiss och en import kan var och en skapa en post. Stavningsskillnader, nya e-postadresser och uppgifter som skrivits in av en annan mottagning gör att CRM:et inte hittar den befintliga patienten, så en andra post uppstår.
Ska familjemedlemmar som delar e-postadress slås ihop i ett CRM?
Oftast inte. En förälder som bokar för barn, eller en anhörig som använder sin egen telefon för en släkting, delar kontaktuppgifter med andra patienter. Varje person behåller sin egen post, så matcha på ett andra fält, till exempel födelsedatum, och avvisa matchningar du är säker på gäller olika personer.
Hur matchar du dubblerade patientposter?
Använd organisationens godkända patientidentifierare och rutin för identitetsgranskning, med bekräftelse mot det auktoriserade källsystemet. E-post, förnamn, telefonnummer eller födelsedatum ensamma fastställer inte identitet. Granska konflikter tillsammans med behörig personal och förhandsgranska en liten, bekräftad batch innan du fortsätter.
Behöver du en efterlevnadsgranskning innan du tar bort dubbletter i patientdata?
Många vårdorganisationer behöver ett sådant innan något verktyg kan få åtkomst till patientjournaler. Granskare frågar var data lagras, vem som har åtkomst, hur den används och vilka certifieringar som gäller. Involvera er compliance-funktion tidigt och lista de CRM-objekt och fält som verktyget ska läsa.
Är kliniker inom samma koncern dubbletter i ett CRM?
Ofta inte. Kliniker inom samma koncern kan dela varumärke, domän och telefonlinje, men drivs som separata praktiker med egen personal. Två poster med samma gatuadress och postnummer är dock ofta en och samma klinik inmatad två gånger.
Eller registrera dig med Google
HubSpot Marketplace 
