Conectar registros de alunos desde o contato até a matrícula

Universidades, institutos politécnicos e escolas usam o seu CRM para acompanhar potenciais alunos desde o primeiro contato até à matrícula. As equipes de admissões, marketing e recrutamento acrescentam dados, muitas vezes através de ferramentas diferentes.

Um estudante pode digitalizar um crachá numa feira, pedir um prospeto um mês depois e candidatar-se na primavera seguinte. Cada passo pode criar um novo registro. A equipe de admissões passa então a ver três pessoas onde há uma só, e a feira que deu início a tudo não recebe qualquer crédito.

Neste artigo, verá de onde vêm os duplicados num CRM universitário e quais os registros que apenas parecem duplicados. Verá também como os registros divididos afetam os relatórios de recrutamento e como os limpar.

De onde vêm os duplicados num CRM universitário

Cada instituição recruta de forma diferente, por isso as causas variam. Estas são as mais frequentes.

Feiras de recrutamento e visitas a escolas

Inscrições em feiras chegam como crachás digitalizados, formulários em papel digitados mais tarde ou listas do organizador. Os nomes ficam mal escritos e os emails com erros de digitação. Como as listas de eventos e de compras criam duplicados no CRM aborda esta fonte com mais profundidade.

Brochuras e pedidos de informação

Os estudantes pedem um prospeto, marcam um dia aberto ou baixam um guia de cursos, por vezes várias vezes ao longo de um ano. Um encarregado de educação pode preencher o formulário por eles, com o email do encarregado registrado no registro do estudante.

Candidaturas

Os sistemas de candidatura costumam enviar registros para o CRM com o nome legal completo do aluno e o email que usou para se candidatar. Se isso não corresponder ao registro do pedido de informação, o candidato torna-se um novo contato.

Importações de registros de estudantes

Muitas instituições importam dados do seu sistema de informação de alunos em horários regulares. Se a importação comparar pelo número de aluno, que os registros de pedidos de informação não têm, pode criar um registro para cada aluno que não reconheça.

Endereços de email que mudam pelo caminho

Um estudante pode pedir informações com um email do ensino secundário, candidatar-se com um pessoal e receber um email da universidade na matrícula. Cada novo endereço é uma oportunidade para um novo registro, e os antigos deixam muitas vezes de funcionar.

O que conta como duplicado no ensino superior

O que conta como duplicado depende do caso. O que uma equipe de admissões considera duplicado pode não o ser para outra. Estes casos merecem uma decisão antes de qualquer mesclagem.

Departamentos que compartilham um domínio

Nos contatos de estudantes, mantenha separadas as identidades de pais e irmãos. Um email familiar coincidente é um sinal para revisão, não uma prova de que dois pedidos pertencem ao mesmo estudante.

Universidades parceiras, escolas de encaminhamento e empregadores são muitas vezes guardados como empresas. A escola de negócios, a faculdade de direito e o gabinete de antigos alunos de uma universidade podem usar todos o mesmo domínio raiz, como university.edu, funcionando como contatos separados para si.

Cruzar empresas apenas pelo domínio as agrupa. São registros relacionados, e como tratar registros relacionados que parecem duplicados explica como mantê-los separados.

Alunos e os seus pais

Um progenitor que pede informações para dois filhos pode aparecer como contato em ambos os pedidos. O progenitor e cada filho são pessoas distintas. Um registro com o nome de um progenitor e o e-mail de um aluno normalmente precisa de ser corrigido manualmente antes de qualquer mesclagem.

Prospect, candidato, estudante e antigo aluno

Muitas instituições mantêm um registro por pessoa ao longo de todo o percurso, com um estado que muda. Outras mantêm registros separados para admissões e para alunos inscritos, de propósito. Qualquer das opções pode funcionar, desde que todos usem a mesma regra.

Instituições com nomes em duas línguas

Os parceiros internacionais aparecem sob mais de um nome. "Universidad Fernhill" e "Fernhill University" podem ser a mesma instituição, registrada por duas equipes. Nomes noutras línguas, acentos e abreviaturas são tratados em como os dados internacionais criam duplicados ocultos no CRM.

Os sufixos jurídicos e as formas abreviadas também dividem os nomes das instituições, como em como os sufixos de empresa como Inc. e LLC ocultam duplicados.

Como registros divididos prejudicam a atribuição no recrutamento

As equipes de recrutamento querem saber que feiras, campanhas e visitas trazem candidatos. Essa resposta costuma vir da primeira origem do registro e da fase em que o aluno se encontra.

Quando os registros se separam, a inscrição na feira fica num registro e a candidatura noutro. A feira mostra pedidos de informação mas nenhum candidato, e a candidatura não mostra origem. As decisões de investimento assentam então em números que subestimam os canais que funcionam.

Os números de pedidos de informação também aumentam. Três registros para o mesmo aluno parecem três potenciais alunos, por isso a taxa de conversão de pedido de informação para candidatura desce.

Como fazer corresponder registros de estudantes e de instituições

Comece pelos duplicados óbvios: correspondências exatas no campo que identifica cada registro. Depois, combine campos para o resto.

Como limpar o CRM de uma universidade

Corrija a fonte que continua a criar registros

Se uma importação ou formulário cria duplicados em cada execução, limpar não basta. Verifique que campo cada importação usa para encontrar alunos existentes e acrescente um campo que os registros de pedidos de informação também têm, como o email.

Comece por correspondências exatas de e-mail

Use correspondências exatas de email para encontrar candidatos e depois confirme o estudante com um identificador aprovado ou dados independentes confiáveis. Pais e irmãos podem compartilhar um endereço. Revise os estudantes que mudaram de email com os dados de admissões ou de registro acadêmico antes de mesclar.

Decida o que cada mesclagem mantém

• Fonte original: manter a primeira fonte de angariação, para que a feira ou campanha continue a receber o crédito.
• Fase: mantenha a fase mais avançada alcançada, como candidato ou inscrito.
• Recrutador ou responsável: decidir qual orientador faz o acompanhamento, para que o aluno fale com uma só pessoa.
• Consentimento e preferências: uma recusa de comunicações em qualquer dos registros deve manter-se após a unificação.

Limpe antes de cada ciclo de recrutamento

As consultas atingem o pico perto dos prazos de candidatura e das épocas de feiras. Uma limpeza antes de cada ciclo começa dá aos recrutadores um registro por estudante quando o volume chega, e números mais fiáveis quando o ciclo é avaliado.

Um estudante, um registro, da consulta à inscrição

Os duplicados nas universidades surgem da forma como os estudantes o contatam. Feiras, pedidos, candidaturas e importações de registros de estudantes adicionam cada um registros, e os estudantes mudam de email pelo caminho.

Definir o que conta como o mesmo aluno, e que instituições compartilham apenas um domínio, é o primeiro passo. Depois, corrigir as fontes que continuam a criar registros, mesclar mantendo a origem original intacta, e os relatórios de recrutamento mostram que canais trazem alunos.

Perguntas frequentes