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TL;DR

  • Os duplicados em fornecedores de cursos costumam começar quando os alunos se inscrevem de novo num novo curso.
  • Empresas que inscrevem o seu pessoal podem acabar com vários registros de empresa.
  • Um ID de plataforma de formação guardado num registro do CRM precisa de uma regra clara antes da mesclagem.
  • Saber se um formando com duas contas de formação é um duplicado depende da forma como vende.
  • O Dedupely encontra formandos e empresas duplicados, e você escolhe os valores que cada mesclagem mantém.

Provedores de cursos online, empresas de treinamento e academias costumam manter dois sistemas em paralelo. A plataforma de aprendizado entrega os cursos, e o CRM cuida de marketing, vendas e contas corporativas.

Os alunos voltam para um segundo curso, se cadastram com um novo email ou são matriculados pelo empregador. Cada um desses caminhos pode acrescentar um novo registro. Quando os registros se separam, a equipe de vendas perde o rastro do que um aluno já comprou, e o vínculo com a plataforma de aprendizagem pode quebrar.

Neste artigo, você vai ver de onde vêm os duplicados nos fornecedores de cursos e o que conta como duplicado. Você também vai ver como mesclar registros de alunos sem perder os IDs que os conectam à plataforma de aprendizagem.

De onde vêm os duplicados no CRM de um fornecedor de formação

Cada prestador vende e entrega os seus cursos de forma diferente, por isso as causas variam. Estas surgem com frequência.

Formandos que se inscrevem novamente

Um aluno frequenta um curso gratuito com um e-mail pessoal e, um ano depois, compra um curso pago com um e-mail profissional. As páginas de pagamento, os formulários de inscrição e os registros em webinars enviam cada um registros para o CRM. Porque é que os formulários web criam contatos duplicados explica como os formulários adicionam um novo contato para um novo email.

A plataforma de aprendizagem que sincroniza com o CRM

Muitas plataformas de aprendizagem enviam novas contas, matrículas e conclusões para o CRM. Se a conexão procurar alunos pelo próprio ID, ou criar um contato em cada matrícula, acrescenta registros que o CRM já tem. Empresas SaaS enfrentam um padrão semelhante com cadastros de produto, abordado em Deduplicação de CRM para empresas SaaS.

Empresas que inscrevem os seus colaboradores

Um gerente de treinamento compra vagas para uma equipe e inscreve 30 colaboradores. Alguns se cadastram primeiro, outros com emails pessoais. A empresa pode acabar como vários registros: um do comprador, um por domínio de email e outro digitado por um vendedor.

Webinars, transferências e eventos

Webinars gratuitos e guias de cursos atraem leads que podem já ser formandos. Se a ferramenta de inscrição não cruzar pelo email, cada webinar pode acrescentar mais um registro da mesma pessoa.

O que conta como duplicado para formandos e empresas

O que conta como duplicado depende de cada caso. O que um fornecedor de formação considera duplicado pode não o ser para outro. Estes casos merecem uma decisão antes de qualquer mesclagem.

Um aluno com duas contas de aprendizagem

Um formando que estuda por conta própria e através do empregador pode ter duas contas de propósito. Uma é paga pela empresa e a outra pelo próprio formando. Alguns fornecedores mantêm dois registros no CRM por esse motivo, enquanto outros mantêm uma só pessoa com ambas as inscrições.

Emails pessoais e profissionais

O mesmo aluno pode inscrever-se com um email pessoal para um curso e com um email de trabalho para outro. A correspondência pelo nome com telefone ou empresa encontra muitos destes casos. Como fazer a correspondência entre emails pessoais e profissionais abrange os detalhes.

Um comprador empresarial que também é formando

O gestor que compra a formação costuma também frequentar um curso. Um único registro pode reunir os dois papéis. Decida se a sua equipe trata o comprador e o formando como uma só pessoa, para que uma mesclagem não surpreenda as vendas.

Clientes empresariais com várias divisões

As divisões de um mesmo empregador podem comprar formação separadamente, com orçamentos e contratos próprios. Podem compartilhar um nome e um domínio e continuar a ser contas separadas para a sua equipe.

Porque é que os IDs de plataformas de e-learning exigem cuidado numa mesclagem

As integrações entre uma plataforma de e-learning e um CRM guardam muitas vezes o ID da plataforma do formando no registro do CRM. A integração usa esse ID para atualizar inscrições, progressos e conclusões no contato certo.

Quando dois registros de alunos são mesclados, só um valor pode ficar num único campo de ID. Se o valor que sobrevive apontar para uma conta antiga ou encerrada, as atualizações deixam de chegar. Se o ID se perder, a integração pode criar um novo registro na próxima sincronização, e o duplicado volta.

O que decidir antes de mesclar registros de formandos

Acorde estes campos antes da primeira mesclagem, junto com quem gerencia a integração com a plataforma de aprendizagem.

Campo Porque é importante Uma regra a considerar
ID da plataforma de formação Conecta o registro do CRM à conta do aluno Mantenha o ID da conta que o aluno utiliza e anote o outro ID noutro local
Inscrições e histórico de cursos Mostra o que o formando já comprou Mantenha todas as inscrições no registro que sobrevive
Estado de conclusão e de certificado Impulsiona renovações, cursos de acompanhamento e registros de treinamentos de conformidade Mantenha o progresso mais avançado, nunca um campo vazio
Empresa e conta de faturamento Decide se paga a entidade empregadora ou o formando Mantenha a empresa que pagou a inscrição ativa
Consentimento e preferências Controla o marketing dirigido ao formando Um cancelamento de assinatura em qualquer dos registros mantém-se após a mesclagem

Verifique também o próprio campo de ID. Se a plataforma escrever o seu ID num campo do CRM só de leitura, as regras sobre que valor prevalece podem não alterar o que lá fica guardado. Analise esse campo antes de mesclar.

Como limpar o CRM de um prestador de formação

Comece por correspondências exatas de e-mail

Registros com o mesmo email são muitas vezes o mesmo aluno cadastrado duas vezes. Limpe-os primeiro e confirme que cada conjunto tem no máximo um ID de plataforma de ensino, ou dois que apontem para a mesma conta.

Teste com um pequeno grupo de alunos

Mescle alguns alunos cujos IDs da plataforma são diferentes e confirme que o progresso continua a atualizar-se e que não aparece nenhum registro novo na sincronização seguinte. Uma cópia de segurança antes torna o teste mais seguro, como se explica em como fazer uma cópia de segurança do CRM antes de uma mesclagem em larga escala.

Faça a correspondência de formandos que mudaram de e-mail

Em seguida, compare nome com telefone, ou nome com empresa, para os alunos que se inscreveram com emails diferentes. Verifique os conjuntos que compartilham apenas um nome comum antes de mesclar.

Limpe registros de empresas pelo domínio

Agrupe os clientes empresariais pelo domínio principal do site, excluindo domínios de e-mail pessoais, como gmail.com. Rejeite correspondências entre divisões que vende separadamente, para que deixem de aparecer nas execuções seguintes.

Como o Dedupely mantém os registros de alunos conectados ao mesclá-los

No Dedupely, procure possíveis contatos duplicados de alunos nos objetos de CRM suportados, escolha os valores a manter campo a campo e visualize a prévia de cada mesclagem. Verifique o ID ativo da plataforma de aprendizagem, os links dos cursos e a próxima sincronização numa pequena amostra. Uma mesclagem no CRM não combina contas da plataforma nem transfere matrículas e direitos.

Encontre formandos duplicados no seu CRM

Os fornecedores de formação recolhem duplicados de inscrições repetidas, sincronizações de plataformas de aprendizagem, inscrições corporativas e webinars. Cada fonte faz sentido por si, mas juntas dividem formandos e clientes por vários registros.

Confirme primeiro o aluno e depois teste quais IDs da plataforma e quais links de curso sobrevivem numa pequena amostra. Mesclar registros no CRM não mescla contas da plataforma de aprendizagem nem transfere matrículas. Verifique a conta ativa, os direitos e a próxima sincronização antes de ampliar a limpeza.

Perguntas frequentes

Porque é que a nossa plataforma de cursos cria contatos duplicados no CRM?

Muitas vezes porque a integração procura os alunos por um campo que os registros existentes não têm, como o próprio ID da plataforma, ou cria um contato por cada matrícula. Alunos que se cadastram de novo com um novo email acrescentam mais. Verificar qual campo a conexão usa para encontrar alunos existentes mostra onde começam os duplicados.

Como mescla registros de formandos sem quebrar a integração com o LMS?

Decida primeiro qual o ID da plataforma de aprendizagem que o registro sobrevivente mantém, normalmente o associado à conta que o formando usa. Guarde o outro ID num campo separado. Teste a mesclagem com alguns formandos e confirme que o progresso continua a atualizar-se e que não surge um novo registro após a próxima sincronização.

Um formando com uma conta pessoal e uma conta de empresa deve ser um só registro?

Depende de como você vende. Quando o empregador paga uma conta e o aluno outra, alguns fornecedores mantêm dois registros para faturamento. Outros mantêm uma só pessoa com as duas inscrições, por isso combine a regra com as equipes comercial e financeira antes de mesclar.

Como encontra clientes empresariais duplicados num CRM de formação?

Faça corresponder empresas primeiro pelo domínio do website principal, excluindo domínios de e-mail pessoal como gmail.com. Depois compare os nomes das empresas palavra a palavra. Divisões que compram formação separadamente podem compartilhar nome e domínio, por isso rejeite essas correspondências quando tiver a certeza de que são contas separadas.