# Conectar registros de alunos do contato à matrícula | Dedupely > Feiras, pedidos de brochura, candidaturas e importações podem criar um registro por aluno. Veja como encontrar duplicados e manter os dados de recrutamento íntegros. - URL: https://dedupe.ly/pt/blog/organizacao-crm/deduplicacao-crm-universidades-escolas - Section: blog - Published: 2026-10-19 - Site index: https://dedupe.ly/llms.txt - Any page: append `.md` to its URL for this plain-text form --- Avançar para o conteúdo [Novo Dedupely Intelligence Agora em todos os planos pagos, mensais ou anuais.](https://dedupe.ly/ai-deduplication) [Blog](https://dedupe.ly/blog) [Organização do CRM](https://dedupe.ly/blog/crm-organization) ## Conectar registros de alunos desde o contato até a matrícula Por [Gaby Salinas](https://www.linkedin.com/in/gbyslns) Atualizado 19 de outubro de 2026 # min de leitura TL;DR - Os duplicados em universidades costumam começar quando um estudante chega através de feiras, pedidos e candidaturas. - Os estudantes mudam muitas vezes de endereço de email entre o primeiro pedido de informação, a candidatura e a matrícula. - Departamentos que compartilham um domínio universitário são muitas vezes registros separados que apenas parecem duplicados. - Registros de alunos divididos podem ocultar o canal de recrutamento que trouxe cada candidato. - O Dedupely encontra alunos e instituições duplicados e permite escolher que valores cada mesclagem mantém. Universidades, institutos politécnicos e escolas usam o seu CRM para acompanhar potenciais alunos desde o primeiro contato até à matrícula. As equipes de admissões, marketing e recrutamento acrescentam dados, muitas vezes através de ferramentas diferentes. Um estudante pode digitalizar um crachá numa feira, pedir um prospeto um mês depois e candidatar-se na primavera seguinte. Cada passo pode criar um novo registro. A equipe de admissões passa então a ver três pessoas onde há uma só, e a feira que deu início a tudo não recebe qualquer crédito. Neste artigo, verá de onde vêm os duplicados num CRM universitário e quais os registros que apenas parecem duplicados. Verá também como os registros divididos afetam os relatórios de recrutamento e como os limpar. ### De onde vêm os duplicados num CRM universitário Cada instituição recruta de forma diferente, por isso as causas variam. Estas são as mais frequentes. #### Feiras de recrutamento e visitas a escolas Inscrições em feiras chegam como crachás digitalizados, formulários em papel digitados mais tarde ou listas do organizador. Os nomes ficam mal escritos e os emails com erros de digitação. [Como as listas de eventos e de compras criam duplicados no CRM](https://dedupe.ly/blog/duplicates/why-crm-keeps-creating-duplicates) aborda esta fonte com mais profundidade. #### Brochuras e pedidos de informação Os estudantes pedem um prospeto, marcam um dia aberto ou baixam um guia de cursos, por vezes várias vezes ao longo de um ano. Um encarregado de educação pode preencher o formulário por eles, com o email do encarregado registrado no registro do estudante. #### Candidaturas Os sistemas de candidatura costumam enviar registros para o CRM com o nome legal completo do aluno e o email que usou para se candidatar. Se isso não corresponder ao registro do pedido de informação, o candidato torna-se um novo contato. #### Importações de registros de estudantes Muitas instituições importam dados do seu sistema de informação de alunos em horários regulares. Se a importação comparar pelo número de aluno, que os registros de pedidos de informação não têm, pode criar um registro para cada aluno que não reconheça. Cenário de exemplo Uma escola importa todas as noites os alunos inscritos a partir do seu sistema de registros de alunos. A importação procura um número de aluno, e os registros criados a partir de formulários de pedido de informação não o têm. Cada execução acrescenta registros novos para alunos que já estão no CRM, e os duplicados mesclados voltam na manhã seguinte. #### Endereços de email que mudam pelo caminho Um estudante pode pedir informações com um email do ensino secundário, candidatar-se com um pessoal e receber um email da universidade na matrícula. Cada novo endereço é uma oportunidade para um novo registro, e os antigos deixam muitas vezes de funcionar. ### O que conta como duplicado no ensino superior O que conta como duplicado depende do caso. O que uma equipe de admissões considera duplicado pode não o ser para outra. Estes casos merecem uma decisão antes de qualquer mesclagem. #### Departamentos que compartilham um domínio Nos contatos de estudantes, mantenha separadas as identidades de pais e irmãos. Um email familiar coincidente é um sinal para revisão, não uma prova de que dois pedidos pertencem ao mesmo estudante. Universidades parceiras, escolas de encaminhamento e empregadores são muitas vezes guardados como empresas. A escola de negócios, a faculdade de direito e o gabinete de antigos alunos de uma universidade podem usar todos o mesmo domínio raiz, como university.edu, funcionando como contatos separados para si. Cruzar empresas apenas pelo domínio as agrupa. São registros relacionados, e [como tratar registros relacionados que parecem duplicados](https://dedupe.ly/blog/crm-organization/what-is-a-duplicate) explica como mantê-los separados. #### Alunos e os seus pais Um progenitor que pede informações para dois filhos pode aparecer como contato em ambos os pedidos. O progenitor e cada filho são pessoas distintas. Um registro com o nome de um progenitor e o e-mail de um aluno normalmente precisa de ser corrigido manualmente antes de qualquer mesclagem. #### Prospect, candidato, estudante e antigo aluno Muitas instituições mantêm um registro por pessoa ao longo de todo o percurso, com um estado que muda. Outras mantêm registros separados para admissões e para alunos inscritos, de propósito. Qualquer das opções pode funcionar, desde que todos usem a mesma regra. #### Instituições com nomes em duas línguas Os parceiros internacionais aparecem sob mais de um nome. "Universidad Fernhill" e "Fernhill University" podem ser a mesma instituição, registrada por duas equipes. Nomes noutras línguas, acentos e abreviaturas são tratados em [como os dados internacionais criam duplicados ocultos no CRM](https://dedupe.ly/blog/duplicates/international-data-crm-duplicates). Os sufixos jurídicos e as formas abreviadas também dividem os nomes das instituições, como em [como os sufixos de empresa como Inc. e LLC ocultam duplicados](https://dedupe.ly/blog/duplicates/international-data-crm-duplicates). ### Como registros divididos prejudicam a atribuição no recrutamento As equipes de recrutamento querem saber que feiras, campanhas e visitas trazem candidatos. Essa resposta costuma vir da primeira origem do registro e da fase em que o aluno se encontra. Quando os registros se separam, a inscrição na feira fica num registro e a candidatura noutro. A feira mostra pedidos de informação mas nenhum candidato, e a candidatura não mostra origem. As decisões de investimento assentam então em números que subestimam os canais que funcionam. Os números de pedidos de informação também aumentam. Três registros para o mesmo aluno parecem três potenciais alunos, por isso a taxa de conversão de pedido de informação para candidatura desce. ### Como fazer corresponder registros de estudantes e de instituições Comece pelos duplicados óbvios: correspondências exatas no campo que identifica cada registro. Depois, combine campos para o resto. | Registro | Comece com | Depois experimente | Cuidado com | | --- | --- | --- | --- | | Potenciais alunos | Email exato | Nome com celular, ou nome com data de nascimento | Irmãos que compartilham o email ou telefone de um dos pais | | Candidatos e estudantes inscritos | ID de aluno, quando ambos os registros o têm | Nome com data de nascimento | Alunos que mudaram de e-mail entre o pedido de informação e a matrícula | | Contas-mãe | Email exato | Nome com telefone | Dados de um progenitor guardados no registro de um aluno | | Escolas e instituições parceiras | Domínio principal do website | Nome comparado palavra a palavra, entre idiomas | Departamentos e campus que compartilham um único domínio | ### Como limpar o CRM de uma universidade #### Corrija a fonte que continua a criar registros Se uma importação ou formulário cria duplicados em cada execução, limpar não basta. Verifique que campo cada importação usa para encontrar alunos existentes e acrescente um campo que os registros de pedidos de informação também têm, como o email. #### Comece por correspondências exatas de e-mail Use correspondências exatas de email para encontrar candidatos e depois confirme o estudante com um identificador aprovado ou dados independentes confiáveis. Pais e irmãos podem compartilhar um endereço. Revise os estudantes que mudaram de email com os dados de admissões ou de registro acadêmico antes de mesclar. #### Decida o que cada mesclagem mantém - **Fonte original:** manter a primeira fonte de angariação, para que a feira ou campanha continue a receber o crédito. - **Fase:** mantenha a fase mais avançada alcançada, como candidato ou inscrito. - **Recrutador ou responsável:** decidir qual orientador faz o acompanhamento, para que o aluno fale com uma só pessoa. - **Consentimento e preferências:** uma recusa de comunicações em qualquer dos registros deve manter-se após a unificação. #### Limpe antes de cada ciclo de recrutamento As consultas atingem o pico perto dos prazos de candidatura e das épocas de feiras. Uma limpeza antes de cada ciclo começa dá aos recrutadores um registro por estudante quando o volume chega, e números mais fiáveis quando o ciclo é avaliado. Dica ** Antes de mesclar, exporte a primeira origem e o estágio de cada registro numa amostra. Compare-os após a mesclagem para confirmar que a sua atribuição foi mantida. ### Como a Dedupely mantém um registro por aluno No Dedupely, você cria pesquisas de duplicados para alunos e instituições, comparando nomes apesar de erros de digitação, acentos e diferenças de grafia, e instituições pelo domínio principal. Você define regras sobre qual valor prevalece, como manter a fonte de captação original, e visualiza a prévia de cada mesclagem. Você rejeita falsas correspondências, como departamentos separados num mesmo domínio, para que fiquem fora das pesquisas futuras. [Encontre registros de alunos duplicados no seu CRM](https://v2.app.dedupe.ly/signup) ### Um estudante, um registro, da consulta à inscrição Os duplicados nas universidades surgem da forma como os estudantes o contatam. Feiras, pedidos, candidaturas e importações de registros de estudantes adicionam cada um registros, e os estudantes mudam de email pelo caminho. Definir o que conta como o mesmo aluno, e que instituições compartilham apenas um domínio, é o primeiro passo. Depois, corrigir as fontes que continuam a criar registros, mesclar mantendo a origem original intacta, e os relatórios de recrutamento mostram que canais trazem alunos. ### Perguntas frequentes #### Por que razão o nosso CRM universitário tem registros de estudantes duplicados? Isto acontece muitas vezes porque os estudantes o contatam por vários canais. Feiras, pedidos de informação, candidaturas e importações de registros de estudantes podem criar cada um um registro. Os estudantes também mudam de email entre o primeiro contato e a matrícula, pelo que o CRM não encontra o registro existente e cria outro. #### Como associa estudantes prospetivos aos candidatos? Comece pelas correspondências exatas de email, pois muitos alunos se candidatam com o email que usaram no pedido de informação. Depois compare o nome com o celular ou a data de nascimento dos alunos que mudaram de endereço. Verifique se irmãos que compartilham o email ou o telefone de um dos pais não são agrupados antes de mesclar. #### Os departamentos universitários são duplicados num CRM? Normalmente não. Departamentos, escolas e campi de uma mesma universidade podem compartilhar um domínio raiz e funcionar como contatos separados para sua equipe. A correspondência só por domínio os agrupa, então mantenha-os separados como registros relacionados, a não ser que dois descrevam o mesmo departamento. #### Como afetam os duplicados os relatórios de recrutamento de estudantes? Separaram a primeira fonte de recrutamento da candidatura. Uma feira pode mostrar pedidos de informação, mas nenhum candidato, enquanto a candidatura não mostra fonte, e contagens de pedidos inflacionadas reduzem as taxas de conversão. Mesclar mantendo a fonte original restaura a ligação entre canais e candidatos. #### Porque é que uma importação de registros de alunos continua a criar duplicados? Normalmente porque a correspondência usa um campo que os registros existentes não têm, como um número de aluno. Os registros criados a partir de formulários de inscrição não têm esse número, por isso a importação trata esses alunos como novos. Fazer a correspondência por um campo que ambos os lados têm, como o email, interrompe o ciclo. Por trás do artigo ### Gaby Salinas Assistente de Marketing na Dedupely Gaby Salinas chegou aos dados de CRM a partir do marketing e da publicidade, por isso analisa os duplicados de dois lados: a lógica de correspondência e mesclagem por trás deles e o que provocam nas pessoas que usam o CRM, como o vendedor que liga duas vezes para um cliente, o administrador que leva a culpa e a limpeza que ninguém quer começar. Como Assistente de Marketing na Dedupely, acompanha a forma como as equipes de RevOps, os usuários finais, os consultores e as equipes técnicas trabalham, na prática, com os seus dados: os registros em que deixam de confiar, as soluções alternativas que criam e o momento em que finalmente decidem fazer uma limpeza. O que descobre molda a maior parte do que a Dedupely publica. [Contate a Gaby no LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/gbyslns) ### Entre em contato Teremos todo o gosto em ajudar a configurar. #### Envie-nos uma mensagem É provável que já tenhamos a resposta à sua pergunta help@dedupe.ly Email copiado para a área de transferência! [Marcar um Zoom Quer esteja começando, quer esteja levando isto a sério. Fale conosco! 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