TL;DR
- Kundrensningar behöver dokumentation, för en genomförd rensning bara visar sig som färre poster.
- Kom överens om vad som räknas som en dublett skriftligt, med en beslutsfattare från klienten.
- Postantal per objekttyp före och efter, och bevar originalvärdena för varje sammanslagning.
- Med många klientverktyg rensar du data innan den matas in i CRM, sedan rensar du inuti det.
- Dedupely hittar dubbletter enligt dina kriterier, förhandsgranskar varje sammanfogning och registrerar varje sammanfognings ursprungliga värden.
När du rensar en klients CRM arbetar du i deras uppgifter, med deras verktyg, enligt deras tidsmall. Några av er hanterar flera klienters CRM:er månad efter månad. Andra kommer för ett projekt, ofta innan en migrering eller lanseringsceremonin. Oavsett så är det som jag hör mest om att bevisa arbetet. En bra rensning lämnar en mindre databas som klienten inte lätt kan kontrollera. I det här inlägget ser du hur du överenskommer om kriterier, håller ett register över varje sammanslagning och rapporterar resultat en klient kan lita på.
Två typer av dubbletthantering för klienter
Byråer och frilansare som hanterar flera kunders CRM-system gör återkommande arbete. Varje kund har sitt eget CRM-system, sina egna verktyg och sina egna föreställningar om vad en duplikat är. Nya duplikat fortsätter att komma från formulär, importeringar och integrationer, så jobbet slutar aldrig helt.
Konsulter på engångsprojekt arbetar mot ett datum bestämt av något annat: en migrering, en integrationslansering eller en kontraktstart. Projektet slutar med en överlämning, och klienten lever med varje sammanslagning efter du går.
De två kräver olika tempo och samma bevis. I båda fallen måste klienten kunna se vad du gjorde och varför.
Varför verifieringen är det svåraste steget
En färdig rensning visar sig som färre poster. Klienten ser sitt kontaktantal sjunka med tusentals och frågar vad som saknas.
En felaktig sammanslagning syns långt mer än tusen korrekta. En säljare hittar ett konto under annat namn, eller ett nummer från förra veckan är borta. Utan journalisering kan du inte visa vad som hände.
Det är därför jag behandlar verifiering som en del av projektet från dag ett. Allt nedan fungerar på samma sätt i HubSpot Contacts, Salesforce Accounts eller Pipedrive People.
Kom överens om vad som är en dublett innan du slår samman
Varje team definierar dupliceringar lite olika. En klient behandlar varje filialkontor som sitt eget företag, en annan vill ha en post per företag överallt.
Lös dessa frågor med klienten innan något sammanfogas, och dokumentera svaren. De blir dina kriterier, och senare blir de ditt svar på "varför sammanfördes dessa två?"
| Vad du bör komma överens om | Varför det spelar roll för klienten |
|---|---|
| Vad som räknas som dublett för varje objekt | Grenar, regioner och dotterföretag kan behöva hållas separata. |
| Vilken post överlever och vilka värden vinner | Ägare, livscykelstadium och e-post avgör vem som jobbar med kontot och vem som får provisionen. |
| Vilka uppsättningar granskas istället för masssammanfogning | Nyckelkonton, fakturaregister och synkade poster har störst risk. |
| Vem godkänner på klientsidan | En beslutsfattare ser till att kriterierna inte ändras mitt i projektet. |
Visa före och efter
Notera dina "före"-tal innan du gör någon förändring. Registrera antalet poster per objekt, antalet dubblettgrupper som varje kriterium identifierar, och ursprunget för dubletterna.
Exportera även posterna du planerar att slå samman. Om en fråga uppkommer månader senare har du data som det var på dag ett.
Gå igenom några sammanslagningar med klienten innan du kör resten. Visa vilka poster som går in, vilka värden som väljs och vilken post som kommer ut. Ta samma räkningar igen efter sammanslagningen så att före och efter kan jämföras.
Spara en post för varje merge
För varje sammanslagning, behåll originalposterna, de vinnande värdena, slutresultatet och en länk till den sammanslagna posten i CRM:et. Det är vad som gör att du kan svara på "vart tog det här telefonnumret vägen?" på en minut.
I många CRM:er kan en sammanslagning inte helt ångras. En sammanslagningspost med originalvärdena är hur du återskapar en post om en sammanslagning visar sig vara felaktig.
Överlämna hela posten när projektet är klart. Det visar klienten vad som förändrades och skyddar dig om någon frågar om en sammanslutning senare.
Rapportera resultat som klienten kan använda
En bra rapport berättar för klienten vad som ändrades och vad som ska göras härnäst. Jag skulle inkludera:
- Dubblettuppsättningar sammanslagna och poster borttagna per objekt.
- Uppsättningar för manuell granskning och varför var och en behövs.
- Set som du granskade och förkastade, för att de är separata poster.
- Källorna som fortfarande skapar dubbletter, med ett exempel från var och en.
- Vad du rekommenderar härnäst, som att åtgärda ett formulär eller en återkommande kontroll.
Arbeta med varje klients verktyg
Varje klient har en annan stack: webbformulär, beriknings- och prospekteringsverktyg, kalkylblad och ibland en andra CRM. Du kan inte deduplicera i alla. Ett berikningsverktyg kan till exempel vanligtvis inte rensas på sin sida, och dess data hamnar i CRM:en ändå.
Rensa data innan det kommer in där du kan: kalkylblad före import och det gamla systemet före migrering. Sedan rensar du i CRM för allt annat. När två CRM:er synkroniseras båda vägar finns dupliceringar på båda sidor, så sammanslagningen måste ske i båda.
Första veckan, lista varje verktyg som skapar poster för den klienten. Det förklarar varför dubbletter blir återkommande, och förvandlar din rapport till en handlingsplan.
Automatisera det du är säker på för löpande kunder
När eftersläpningen är ren och klienten litar på dina kriterier, ställ in de mönster du är mest säker på att slå samman automatiskt. Poster där tre eller fyra starka fält matchar, till exempel namn, e-post och företag, är bra kandidater.
Att automatiskt slå samman nya dubbletter hindrar dem från att sprida sig mellan dina check-ins. Kantfall går fortfarande till granskning, på din sida eller klientens.
Skicka en kort rapport enligt ett regelbundet schema, varje månad för de flesta klienter. Samma siffror varje gång gör arbetet synligt långt efter den första rensningen.
Hur Dedupely hjälper dig att bevisa varje klientsammanslagning
Att ansluta en klients CRM till Dedupely ändrar aldrig dess data, och du förhandsgranskar varje sammanslagning innan den körs. Varje sammanslagning registreras med originalposterna, de vinnande värdena, slutresultatet och en länk till den sammanslagna posten. Du kan exportera denna historik som CSV, vilket också är hur du återskapar en post, eftersom sammanslagningar inte kan ångras.
Om du arbetar med klienter regelbundet, finns det två program:
| Partnerprogram | Affiliateprogram | |
|---|---|---|
| Hur det konfigureras | Ditt konto är ett paraply. Varje klient sitter under det, separat och oberoende från de andra. | Din klient köper sin egen prenumeration via din affiliate-länk. |
| Vem som kör projektet | Du har full kontroll över dedupliceringsprojektet och kontot. Du kan ge klienterna åtkomst som administratörer eller användare. | Din klient, med Dedupelyss kundframgångsteam som tar hand om dem. |
| Vad du tjänar | Du debiterar klienterna vad du vill för deduplicering och får 15% rabatt på nivån du är placerad på. Din nivå fastställs av totala poster över alla dina klienter och deras CRM:er. | 15% provision på varje prenumeration som köps via din länk, så länge den är aktiv. |
| Vem stöder vem | Dedupely tar hand om dig, och du tar hand om dina kunder. | Dedupelys customer success-team tar hand om kunden. |
Kör din nästa klientrensning med en post för varje sammanslåning
Dokumentera överenskommelsen innan du slår samman
Oavsett om arbetet är återkommande eller engångsprojekt, handlar en klientrensning om bevis. Kriterier som överenskommits förklarar varför poster slogs samman, och "innan"-siffror jämfört med senare visar vad som förändrades.
En post från varje sammanslåning med dess ursprungsvärden håller arbetet samman. Den besvarar frågor långt efter att projektet slutar, och det är vad klienten behåller när du överlämnar arbetet.
Vanliga frågor
Hur bevisar du värdet av en CRM-rensning för en klient?
Visa före och efter med samma siffror: poster per objekt, funna och sammanfogade dubbletter. Kom överens om kriterier skriftligt, visa exempel och logga ändringar. Rapportera sedan vad som stannade för granskning och varför.
Vad bör en CRM-dedupliceingsrapport innehålla?
Det bör innehålla sammanfogade dubblettgrupper och borttagna poster per objekt, grupper kvar för granskning och varför, samt grupper som avvisats. Lägg till källor som fortfarande skapar dubbletter, med exempel från var och en, och dina rekommenderade nästa steg. Upprepa samma siffror i varje rapport så klienten kan jämföra.
Hur deduplicerar du en klients CRM utan att förlora data?
Kom överens med klienten om vilken post som ska sparas och vilka värden som ska användas, förhandsgranska sedan sammanslagningsurval tillsammans. Exportera posterna innan sammanslagning och dokumentera varje sammanslagning med originalvärdena. Många CRM:er kan inte helt ångra sammanslagningar, så denna dokumentation är hur du återställer något.
Vilken dedupliceringsstrategi fungerar i flera sales- och marknadsföringsverktyg?
Rensa data innan det går in i CRM:et överallt där ett verktyg tillåter det, såsom kalkylblad före import. Rensa i CRM:et för verktyg som du inte kan rensa på deras sida, som berikningsverktyg. När två CRM:er synkroniseras båda vägar slår du samman i båda systemen samtidigt.
Hur kommer du överens med en klient om vad som är en dubblett?
Dela exempel på troliga dubblettuppsättningar för varje uppsättning kriterier, inklusive gränsfall. Fråga klienten vilka uppsättningar som ska slås samman och vilka som ska förkastas, justera sedan kriterierna. Bestäm vilka värden som vinner och vilka uppsättningar som alltid går till granskning, och få godkännande från en beslutsfattare.
Eller registrera dig med Google
HubSpot Marketplace 
