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TL;DR

  • Os duplicados em organizações sem fins lucrativos começam muitas vezes quando várias ferramentas criam, cada uma, os seus próprios registros de apoiantes.
  • Um apoiante dividido por vários registros pode mostrar apenas uma fração do seu histórico real de donativos.
  • Se um agregado familiar é um registro ou vários depende da forma como a sua equipe angaria fundos.
  • As correspondências exatas de email são uma boa primeira ronda de limpeza, à exceção dos emails compartilhados por famílias.
  • O Dedupely encontra registros duplicados de apoiadores e mantém as atividades e associações deles ao mesclar.

As equipes de organizações sem fins lucrativos dedicam muito trabalho a cada relação. Um doador recebe um agradecimento pessoal e um voluntário recebe um telefonema antes do próximo turno. Um convidado de evento recebe um acompanhamento depois da gala.

Os duplicados desfazem discretamente parte desse trabalho. O mesmo apoiador está em três registros, cada um com parte da sua história, e a equipe passa horas reconstituindo-a.

Neste artigo, vai ver de onde vêm os duplicados nas organizações sem fins lucrativos e quanto custam à sua equipe. Vai ver também o que conta como duplicado para doadores, agregados familiares, convidados e voluntários, e por onde começar.

De onde vêm os duplicados num CRM de organização sem fins lucrativos

A configuração de cada organização é diferente, por isso as causas variam. Estas quatro surgem com frequência.

Donativos de vários canais

Formulários de donativos online, campanhas peer-to-peer, cheques pelo correio e donativos recorrentes podem chegar ao CRM, cada um à sua maneira. Se um doador oferece online com um email pessoal e por cheque com um endereço profissional, podem surgir dois registros.

Eventos e bilhética

Galas, corridas e eventos comunitários trazem listas de convidados, muitas vezes de uma ferramenta de bilheteira ou de uma planilha. Uma pessoa compra bilhetes para uma mesa, e os convidados chegam com dados incompletos. Listas de eventos são uma fonte comum de duplicados em qualquer CRM.

Inscrições de voluntários

Os voluntários costumam se cadastrar pelo próprio formulário ou por uma ferramenta de agendamento separada. Um doador de longa data que começa a fazer voluntariado pode aparecer como uma pessoa nova, sem vínculo com as suas doações.

Importações de sistemas antigos e planilhas

Algumas ONG mudaram de base de dados ou mantiveram listas em planilhas durante anos. Cada importação que não encontra um registro existente cria um novo.

O custo dos duplicados numa organização sem fins lucrativos

As equipes das organizações sem fins lucrativos acumulam várias funções, por isso cada hora conta. Os duplicados roubam essas horas em pequenas parcelas que passam facilmente despercebidas.

  • Tempo gasto na reconciliação: a equipe compara registros manualmente antes de um envio, de um relatório para a administração ou de um extrato de fim de ano.
  • Histórico dividido em partes: um apoiante que doou cinco vezes pode parecer um doador de primeira vez num único registro.
  • Agradecimentos trocados: um doador recebe dois agradecimentos, ou nenhum, consoante o registro onde o donativo foi associado.
  • Sinais perdidos: um grande doador pode ficar oculto quando os seus donativos, eventos e horas de voluntariado estão em registros separados.
  • Preferências de comunicação: uma recusa num registro pode não impedir o envio de correio para o outro.

Com o tempo, o custo é a confiança. Quando a equipe de desenvolvimento deixa de acreditar nos totais de donativos, mantém as suas próprias planilhas, e o CRM fica cada vez mais para trás.

O que conta como um apoiante duplicado?

O que conta como duplicado depende de cada caso. O que uma organização sem fins lucrativos considera duplicado pode não o ser para outra.

Doadores

Um doador cadastrado duas vezes é o caso mais claro: a mesma pessoa, as mesmas doações, dois registros. Os casos mais difíceis são um doador que doa como pessoa física e pela fundação da família, ou por uma contrapartida do empregador.

Agregados familiares

Parceiros que doam em conjunto podem compartilhar um endereço, um telefone e às vezes um email. Algumas equipes pedem e agradecem à família como uma só unidade; outras registram as doações de cada pessoa separadamente. Registros que compartilham um agregado familiar nem sempre são duplicados, por isso decida isto antes de qualquer mesclagem em massa.

Participantes em eventos

Um convidado registrado por outra pessoa pode chegar com o email do comprador. Comparar apenas pelo email mesclaria duas pessoas diferentes.

Voluntários

Um voluntário que também doa é uma pessoa com dois papéis. Muitas equipes querem um único registro que mostre ambos, para que a relação fique visível num só lugar.

Registros de apoiantes num relance

Registro De onde vêm os duplicados Corresponder primeiro por Cuidado com
Doadores Formulários online, cheques, donativos recorrentes, importações Email exato, depois nome com endereço postal Donativos através de uma fundação ou de uma entidade empregadora
Agregados familiares Ofertas conjuntas, listas de correio Endereço postal com sobrenome Parceiros que a sua equipe acompanha separadamente
Participantes em eventos Ferramentas de bilhética, listas de convidados E-mail exato, depois nome com telefone Convidados registrados com o email do comprador
Voluntários Formulários de inscrição, ferramentas de agendamento E-mail exato, depois nome com telefone Emails de família compartilhados

Por onde começar a limpeza

A limpeza numa organização sem fins lucrativos não precisa de um plano longo para arrancar. Precisa de algumas decisões tomadas à partida.

Comece pelos duplicados óbvios

Comece pelas correspondências exatas por email. São os duplicados menos propensos a gerar debate na equipe, e mesclá-los reduz o restante do trabalho. Analise primeiro qualquer grupo que compartilhe um email de família ou o email de um comprador de ingressos.

Depois, faça a correspondência de pessoas sem o mesmo email

Combine o nome com um campo que se mantenha estável, como o endereço postal ou o telefone. Revise essas correspondências antes de mesclar, porque famílias e convidados de eventos podem parecer semelhantes.

Decida o que cada mesclagem mantém

Antes da primeira mesclagem, acorde o que o registro que fica deve conter. O histórico de donativos, os detalhes de donativos recorrentes, as preferências de comunicação e os cancelamentos de assinatura merecem mais cuidado.

Rejeite o que não é duplicado

Parceiros que acompanha separadamente ou convidados registrados por outra pessoa podem continuar a aparecer como correspondências. Rejeite uma correspondência apenas quando tiver a certeza de que não é um duplicado, pois não voltará a aparecer em pesquisas posteriores.

Mantenha no calendário

Novos donativos, eventos e voluntários continuam a chegar, por isso os duplicados voltam. Escolha um ritmo que se adapte às suas épocas mais intensas, como antes dos apelos de fim de ano. Com que frequência deduplicar depende da rapidez com que chegam novos registros.

Como a Dedupely ajuda as organizações sem fins lucrativos a manter um registro por apoiante

Quando os apoiadores estão guardados como contatos num CRM suportado, o Dedupely permite pesquisar por email, nome, telefone ou endereço. Revise as correspondências por família, escolha quais valores ganham e visualize a prévia da mesclagem. Verifique os vínculos de doações e eventos separadamente: o suporte a registros de contato não implica suporte a todos os objetos ou plataformas de captação de recursos.

Encontre os duplicados na sua base de dados de doadores

Devolva tempo aos seus apoiantes

Os duplicados em organizações sem fins lucrativos vêm dos mesmos lugares que trazem apoio: doações, eventos, cadastros de voluntários e importações antigas. Cada origem faz sentido por si só, e juntas dividem um apoiador entre vários registros.

O esforço da sua equipe em cada relação merece um registro que mostre tudo. Definir o que conta como duplicado, começando pelos casos óbvios e protegendo o histórico de donativos, transforma horas de reconciliação em tempo dedicado aos apoiantes.

Perguntas frequentes

Como encontra registros de doadores duplicados?

Comece pelas correspondências exatas de email, que costumam ser os duplicados mais seguros de mesclar. Depois, associe os doadores pelo nome combinado com um campo estável, como o endereço postal ou o número de telefone. Revise essas correspondências antes da mesclagem, pois parceiros da mesma família e convidados registrados por outra pessoa podem compartilhar os mesmos dados.

Os membros de um mesmo agregado familiar devem ser mesclados num único registro de doador?

Depende de como sua equipe capta recursos. Algumas organizações sem fins lucrativos pedem e agradecem a uma família como uma única unidade, enquanto outras registram separadamente as doações de cada pessoa. Decida que visão precisa e aplique-a a todas as famílias, rejeitando correspondências entre parceiros que você mantém separados.

Porque é que o nosso CRM de organização sem fins lucrativos tem tantos duplicados?

Muitas vezes porque várias ferramentas criam registros: formulários de donativos, ferramentas de bilhética, inscrições de voluntários e importações de bases de dados ou planilhas antigas. Quando uma ferramenta não encontra um apoiante existente, por exemplo porque usou outro email, cria um novo registro. Cada fonte acrescenta a sua parte.

O que deve verificar antes de mesclar registros de doadores?

Verifique se o histórico de donativos, os detalhes de donativos recorrentes e as preferências de comunicação ficam no registro que sobrevive. Os pedidos de exclusão de contato exigem cuidado especial, pois perder um significa contatar alguém que pediu para parar. Guarde um registro dos valores originais antes de uma mesclagem grande, porque muitas mesclagens no CRM não podem ser desfeitas.

Com que frequência deve uma organização sem fins lucrativos limpar a sua base de dados de doadores?

Depende da rapidez com que chegam novos registros. Um bom ritmo acompanha as épocas de maior movimento, como antes dos apelos de fim de ano e depois de grandes eventos. Organizações com donativos online constantes e eventos frequentes podem precisar de limpezas mais frequentes, ou de mesclagem automática para os duplicados de que têm certeza.