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TL;DR

  • Os CRM de consultores costumam ganhar duplicados através de recomendações, listas de potenciais clientes compradas, eventos e importações de dados.
  • Um cliente dividido por dois registros pode esconder reuniões, notas e histórico de referências aos consultores.
  • Se os cônjuges ou titulares de conta conjunta compartilham um registro depende de como a empresa serve os agregados familiares.
  • Muitas empresas fazem uma revisão de conformidade antes que qualquer fornecedor se conecte a dados de clientes.
  • A Dedupely encontra clientes, potenciais clientes e parceiros de referência duplicados, e funciona com a sua revisão de conformidade.

Uma relação de consultoria pode durar décadas. Os clientes trazem os cônjuges e depois os filhos, e os contadores enviam novas famílias para você. O CRM é onde esse histórico deveria viver.

Os duplicados partem a informação em pedaços. Um cliente está em dois registros, um com a última reunião de revisão e outro com a referência que o trouxe. Um consultor que se prepara para uma reunião vê apenas metade da história.

Neste artigo, verá de onde vêm os duplicados no CRM de uma consultora e quanto custam. Verá também o que conta como duplicado para clientes, agregados familiares e parceiros de referência. Depois, verá como iniciar uma limpeza com a conformidade envolvida.

De onde vêm os duplicados no CRM de um consultor

As causas dependem de como cada escritório capta clientes e dados. Estas cinco são comuns em escritórios de consultoria e de gestão de patrimônios.

Indicações de contadores, advogados e clientes

Um consultor adiciona à mão um potencial cliente indicado após uma ligação. Uma semana depois, a mesma pessoa preenche um formulário de contato com outro email, e surge um segundo registro. Parceiros indicadores também podem ficar duplicados, quando vários consultores adicionam o mesmo contador.

Listas de potenciais clientes de fornecedores

As listas de potenciais clientes compradas sobrepõem-se entre si e às pessoas já existentes no CRM. Cada importação que não encontra um registro existente cria um novo. Listas de eventos e de compras trazem duplicados em qualquer setor, e as consultoras não são exceção.

Seminários, webinars e eventos com clientes

As ferramentas de inscrição criam registros para cada convidado. Um cliente que traz um amigo a um seminário pode voltar a entrar com um novo email, e o amigo pode já ser um potencial cliente.

Importações de outros sistemas

Algumas empresas importam dados de clientes de ferramentas de planejamento, fornecedores de dados de contas ou de um CRM anterior. Quando uma importação não consegue corresponder à pessoa já existente no CRM, por exemplo porque um nome está formatado de forma diferente, acrescenta um novo registro.

Consultores que entram e saem

Um consultor que entra traz relações que podem já estar no CRM sob um colega. Quando um consultor sai, os clientes que acompanhava são reatribuídos, e alguns são reintroduzidos pelo novo consultor.

Quanto custam os duplicados a uma consultora

O trabalho de consultoria depende de conhecer toda a relação. Os duplicados retiram essa visão de formas fáceis de passar despercebidas.

  • Reuniões preparadas com meia história: notas, tarefas e revisões anteriores ficam num registro, enquanto o consultor abre o outro.
  • Crédito por indicação perdido: o registro que contém a fonte de referência não é aquele onde chegam as atividades do cliente.
  • Dois consultores, um cliente: duas pessoas contatam a mesma família, ou ninguém o faz porque cada uma assume que a outra o fará.
  • Preferências de comunicação mistas: uma opção de cancelamento num registro pode não impedir os emails para o outro.
  • Relatórios que contam pessoas duas vezes: as contagens de clientes e as receitas por consultor deixam de corresponder ao que a empresa sabe.

O custo duradouro é a confiança no CRM. Os consultores que foram apanhados por um registro dividido começam a guardar notas privadas, e a visão compartilhada da firma sobre cada cliente fica mais pobre.

O que conta como duplicado para clientes e agregados familiares

O que conta como duplicado depende de cada caso. O que uma firma considera duplicado pode não o ser para outra, e isso é especialmente verdade nas famílias.

Clientes particulares

Uma pessoa cadastrada duas vezes é o caso mais claro. Mesma pessoa, mesma relação, dois registros. Mescle-os quando tiver certeza de que os dados pertencem a uma só pessoa.

Cônjuges e agregados familiares

Os parceiros compartilham muitas vezes um endereço, um número de telefone e, às vezes, um email. Algumas empresas agrupam o registro de cada parceiro num agregado familiar, e outras mantêm um registro por casal. Correspondência de pessoas no mesmo agregado familiar funciona de forma diferente da correspondência de contatos empresariais, por isso decida isto antes de qualquer mesclagem em massa.

Titulares conjuntos da conta

Uma conta conjunta tem titulares distintos. Um endereço, um telefone ou uma conta compartilhados não tornam essas pessoas duplicadas. Se a sua empresa usar um registro de família, mantenha esse agrupamento separado da identidade e das preferências de comunicação de cada titular. Confirme os duplicados individuais com dados pessoais confiáveis.

Fundos fiduciários, empresas e outras entidades

O fundo familiar ou a empresa de um cliente pode compartilhar um nome e um endereço com o cliente. Eles são registros relacionados que parecem duplicados, e mesclá-los misturaria dois relacionamentos num só.

Parceiros de referenciação

Um contador cadastrado duas vezes é um duplicado. Dois contadores no mesmo escritório não são, mesmo com o mesmo telefone de escritório e domínio. Relacione os parceiros de indicação pelo email pessoal ou pelo nome com a empresa.

Registros de consultores num relance

Registro De onde vêm os duplicados Corresponder primeiro por Cuidado com
Clientes Referenciações, formulários, importações E-mail exato, depois nome com telefone Cônjuges com o mesmo email
Potenciais clientes Listas de fornecedores, seminários, webinars E-mail exato, depois nome com telefone Potenciais clientes que já são clientes
Agregados familiares Cada parceiro adicionado separadamente Endereço postal com sobrenome Parceiros que a sua empresa acompanha em separado
Titulares conjuntos da conta Abertura de conta, importações E-mail pessoal ou celular Endereço compartilhado e telefone de casa
Parceiros de referenciação Vários consultores a adicionar a mesma pessoa Email, depois nome com empresa Colegas do mesmo consultório

Envolva a conformidade antes da limpeza

As consultoras tratam dados sensíveis de clientes, por isso uma limpeza começa muitas vezes com uma revisão. Planejar isso cedo mantém o projeto em andamento.

Conte com uma avaliação do fornecedor

Muitas empresas analisam qualquer ferramenta antes de conectá-la aos dados de clientes. Os avaliadores perguntam onde os dados são processados, quem pode acessá-los e como são usados. O que as equipes de segurança perguntam sobre uma ferramenta de deduplicação aborda essas questões em pormenor.

Acorde o que pode ser mesclado e eliminado

A sua equipe de conformidade pode ter regras sobre que registros e comunicações devem ser mantidos, e durante quanto tempo. Pergunte antes de eliminar algo e antes de mesclar registros que contenham comunicações com clientes. Este artigo não é aconselhamento jurídico nem de conformidade, por isso as regras dessa equipe prevalecem.

Mantenha um registro de cada merge

Muitas mesclagens no CRM não podem ser desfeitas. Exporte os valores originais antes de uma mesclagem grande, para poder mostrar o que mudou e recriar um registro se necessário.

Por onde começar a limpeza

Quando a conformidade estiver em marcha, a limpeza em si pode começar em pequena escala. Trabalhe primeiro com as correspondências mais seguras e depois com as que exigem análise.

Comece pelos duplicados óbvios

As correspondências exatas de email vêm primeiro, porque poucas pessoas da equipe vão contestá-las. Os conjuntos que compartilham um email de família são a exceção: analise-os antes de mesclar.

Depois, associe clientes sem o mesmo email

Combine o nome com um campo estável, como o número de celular ou o endereço. Revise primeiro essas correspondências, já que cônjuges e titulares conjuntos podem parecer semelhantes.

Decida que valores prevalecem

Acordem o consultor de referência, a origem da referência e as preferências de comunicação antes da primeira mesclagem. As recusas merecem cuidado extra, pois perder uma significa contatar alguém que pediu para deixar de ser contatado.

Rejeite apenas o que tem certeza

Cônjuges que acompanha em separado e colegas do mesmo consultório podem continuar a surgir como correspondências. Rejeite uma correspondência apenas quando tiver a certeza de que não é um duplicado, uma vez que não voltará a aparecer em pesquisas futuras.

Como a Dedupely ajuda as consultoras a manter um registro por cliente

O Dedupely funciona com arquivos CSV e conexões de CRM suportadas, incluindo HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Close, Nimble e Google Contacts. Confirme os objetos disponíveis para a sua conexão, revise as correspondências de clientes e de parceiros indicadores, e mantenha separados os membros distintos de um domicílio. Para a aprovação de segurança, consulte as evidências atuais no Trust Center e combine com a sua empresa quais dados e registros a ferramenta pode processar.

Encontre registros de clientes duplicados no seu CRM

Um cliente, uma relação completa

Os duplicados de consultores surgem dos mesmos lugares que fazem a empresa crescer: indicações, listas de prospects, eventos e novos consultores. Uma empresa que cresce bem continuará recebendo-os, por isso o objetivo é um CRM em que cada relacionamento continue correspondendo a um só registro.

A correção começa por decisões que só a sua empresa pode tomar: como trata os agregados familiares, que valores prevalecem e que dados a conformidade exige manter. Com isso acordado, mesclar primeiro os duplicados óbvios dá a cada consultor um registro que mostra a relação completa.

Referências: Centro de Confiança da Dedupely.

Perguntas frequentes

Como é que os consultores financeiros encontram registros duplicados de clientes?

Comece pelas correspondências exatas de email, que costumam ser os duplicados mais seguros de mesclar. Depois, associe os clientes pelo nome combinado com um campo estável, como o número de celular ou o endereço postal. Revise essas correspondências antes de mesclar, porque cônjuges, titulares conjuntos de contas e familiares costumam compartilhar um endereço, um telefone fixo ou até um email.

Os cônjuges devem ter registros separados num CRM de consultores?

Depende de como a sua empresa atende os domicílios. Muitas empresas mantêm um registro para cada pessoa, agrupado num domicílio, enquanto outras mantêm um registro por casal. Escolha uma abordagem, aplique-a em todo o CRM e rejeite as correspondências entre cônjuges que você mantém separados.

Os titulares conjuntos de conta são duplicados num CRM?

Não: compartilhar uma conta conjunta não torna dois titulares a mesma pessoa. Um registro de domicílio pode agrupar um relacionamento, mas a identidade e as preferências de cada pessoa ainda precisam ser distinguíveis. Revise as correspondências por endereços, telefones e emails compartilhados antes de mesclar contatos individuais.

Porque é que as listas de potenciais clientes compradas criam duplicados?

Porque cada lista se sobrepõe às anteriores e às pessoas que já estão no seu CRM. Quando uma importação não encontra um registro existente, por exemplo porque o email é diferente, cria um novo. Limpe cada lista contra ela mesma primeiro e depois confronte-a com o seu CRM pelo email, antes ou logo depois da importação.

As gestoras de patrimônios precisam de aprovação de conformidade para limpar o seu CRM?

Muitas vezes, sim: muitas empresas avaliam qualquer fornecedor antes que ele se conecte a dados de clientes, e a conformidade pode ter regras sobre quais registros precisam ser mantidos. Envolva-as cedo e combine o que pode ser mesclado ou excluído. Exporte os valores originais antes de uma mesclagem grande, pois muitas mesclagens em CRMs não podem ser desfeitas.