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TL;DR

  • Uma pequena empresa com registros duplicados tem um projeto de deduplicação que vale a pena fazer já.
  • À medida que uma empresa cresce, chegam mais dados através de formulários, importações e novas ferramentas.
  • Os duplicados são mais fáceis de limpar antes de uma equipe em crescimento passar a depender de cada registro.
  • As correspondências exatas de email ou de domínio da empresa são um bom ponto de partida para a limpeza.
  • A Dedupely encontra duplicados sem configuração e continua a analisar à medida que o seu CRM cresce.

Quando uma empresa é nova ou ainda pequena, os duplicados podem parecer um problema para mais tarde. O CRM tem um número gerível de registros, poucas pessoas o utilizam e a equipe conhece os clientes pelo nome.

No entanto, não existem projetos de deduplicação grandes ou pequenos. Se os seus dados já tiverem duplicados, o trabalho é real e cresce com o negócio. Neste artigo, vai perceber porque é que a dimensão não é o critério certo, porque é que agir cedo compensa e como começar sem um plano complexo.

Pequeno é uma fase do crescimento

Não existe número de registros ou de colaboradores que torne uma empresa pequena o suficiente para dispensar a desduplicação. Uma equipe de poucas pessoas pode ter um CRM desorganizado, e uma equipe muito maior pode ter um limpo.

O que importa são os dados que tem e os que estão chegando. Se está começando ou acabou de arrancar e já vê duplicados, esse é o sinal para agir.

Porque é que o tamanho da base de dados é a medida errada

Uma base de dados pequena ainda pode esconder duplicados que custam caro. Um cliente em dois registros pode receber duas faturas, dois follow-ups ou nenhum. Um lead em dois registros pode ser contatado por duas pessoas no mesmo dia.

O esforço depende mais da facilidade em distinguir os registros do que do seu número. Algumas centenas de registros com duplicados pouco claros podem demorar mais do que milhares de correspondências exatas.

O crescimento traz mais dados de entrada

Quanto mais cresce, mais dados recebe. Cada etapa de crescimento tende a acrescentar uma nova origem de registros:

  • Mais marketing: novos formulários, páginas de destino e campanhas, cada um a criar contatos.
  • Mais pessoas: novos colaboradores que registram os dados à sua maneira, muitas vezes antes de alguém acordar um formato.
  • Mais ferramentas: uma nova plataforma de email, ferramenta de agendamento ou aplicativo de faturamento sincronizando com o CRM.
  • Mais listas: participantes em eventos, listas de parceiros e planilhas importadas à pressa.

Cada fonte tem a sua própria forma de decidir se um registro já existe. Porque é que o seu CRM continua a criar duplicatas aborda estas causas com mais detalhe.

Porque é que agir agora custa menos

Os duplicados que tem agora passam a fazer parte de todos os relatórios, fluxos de trabalho e integrações que adicionar mais tarde. Quanto mais tempo ficarem, mais coisas dependem deles. Deixar a deduplicação para mais tarde acrescenta ao que terá que limpar.

No início, também conhece os seus clientes. Ainda consegue olhar para dois registros e dizer se são a mesma pessoa, o que se torna mais difícil à medida que a equipe cresce.

As regras também são mais fáceis de definir cedo. Uma equipe de poucas pessoas pode acordar o que é um duplicado numa só conversa, antes de se criarem hábitos.

Como começar sem um grande plano

Exemplo de fluxo: depois de importar uma lista de eventos, filtre os novos contatos por origem e compare-os com os clientes existentes. Revise as caixas compartilhadas, defina o responsável e as regras de cancelamento de inscrição, e teste um pequeno lote confirmado antes do próximo envio.

Começar não exige um plano de projeto extenso. Exige algumas decisões, tomadas uma vez e registradas por escrito.

Defina o que conta como duplicado

O que conta como duplicado depende do caso. Dois contatos com o mesmo email são normalmente a mesma pessoa, mas duas pessoas que compartilham info@ podem não ser. Defina por escrito o que significa duplicado para o seu negócio.

Comece pelos duplicados óbvios

Comece por correspondências exatas no campo que identifica cada registro, como o email para pessoas e o domínio do site para empresas. São as mesclagens mais fáceis de confirmar. Depois, combine campos, como nome com telefone, para o restante.

Decida qual valor vence

Quando dois registros não coincidem, decida que valor manter: o mais recente, o mais completo ou o proveniente da fonte em que confia. O responsável e as preferências de email merecem mais cuidado.

Rejeite o que não é duplicado

Algumas correspondências são pessoas ou empresas distintas que compartilham dados. Rejeite uma correspondência apenas quando tiver certeza de que não é duplicado, pois não voltará a aparecer em pesquisas futuras.

Hábitos a adotar já, e o que poupam mais tarde

Hábito Como fica O que poupa à medida que cresce
Um campo identifica cada registro Email para pessoas, domínio para empresas As importações e integrações atualizam registros em vez de criar novos
Verifique as listas antes de importar Procure duplicados no arquivo e no CRM Uma importação única não adiciona centenas de registros duplicados
Verifique cada nova ferramenta Descubra como decide que um registro já existe As novas ferramentas não se tornam uma fonte constante de duplicados
Uma pessoa é responsável pela exatidão do CRM Um responsável nomeado, mesmo que a tempo parcial Alguém repara quando os duplicados começam a aumentar
Um ritmo regular de limpeza Mensal ou trimestral, consoante a rapidez com que os dados chegam Os duplicados ficam pequenos o suficiente para revisar

Mantenha um ritmo à medida que o negócio cresce

Novos duplicados podem continuar aparecendo enquanto os dados continuarem entrando. Uma limpeza regular os mantém em número pequeno, e a mesclagem automática pode tratar as correspondências de que você tem certeza.

O ritmo certo depende da rapidez com que chegam novos registros. Com que frequência deduplicar ajuda você a escolher uma que se adapte.

Como o Dedupely ajuda as pequenas empresas a manter os dados limpos à medida que crescem

O Dedupely encontra duplicados sem configuração, e você pode criar suas próprias Duplicate Searches, definir regras para o valor que prevalece e visualizar a prévia de cada mesclagem. Por padrão, ele exclui dos resultados principais as correspondências arriscadas, como grupos com mais de 20 registros. Depois que suas regras forem testadas, você pode mesclar automaticamente os novos duplicados de que tem certeza, como correspondências exatas de email.

Verifique hoje os duplicados no seu CRM

Limpe agora, antes que o crescimento acrescente mais

Uma pequena empresa não tem um pequeno problema de deduplicação. Se os dados já tiverem duplicados, o trabalho é real, e os dados novos que chegam com o crescimento vêm juntar-se a ele.

Agir agora, enquanto ainda conhece bem os seus clientes, é o momento mais fácil para definir as regras. Uma definição clara de duplicado, alguns hábitos e uma rotina regular mantêm o CRM útil à medida que o negócio cresce.

Perguntas frequentes

Uma pequena empresa precisa de deduplicar o seu CRM?

Sim, se o CRM já tiver duplicados. O tamanho não decide se a deduplicação compensa; decidem os dados. Os duplicados numa base de dados pequena continuam causando contatos de acompanhamento duplicados e relatórios errados, e à medida que o negócio cresce, mais dados que entram aumentam o problema.

Quando deve uma startup começar a limpar os dados do CRM?

Assim que vir duplicados, porque no início conhece os seus clientes o suficiente para perceber se dois registros são a mesma pessoa. Poucos relatórios ou integrações dependem ainda dos dados. Esperar significa que cada nova ferramenta, contratação e campanha pode acrescentar mais registros para limpar.

Como limpar duplicados num CRM pequeno?

Decida o que conta como duplicado para o seu negócio e comece por correspondências exatas de email para pessoas e de domínio para empresas. Combine campos como nome e telefone para o resto. Decida qual o valor que prevalece quando os registros não coincidem, e rejeite as correspondências que são pessoas ou empresas distintas.

Como evitar duplicados à medida que a pequena empresa cresce?

Escolha um campo que identifique cada registro, como email ou domínio, e use-o nas importações e integrações. Verifique as listas antes de importar e teste novas ferramentas com alguns registros. Atribua a uma pessoa a responsabilidade pela exatidão do CRM e limpe com regularidade.

Com que frequência deve uma pequena empresa eliminar duplicados do seu CRM?

Depende da rapidez com que novos registros chegam. Mensal pode funcionar para equipes com leads recebidos de forma constante, enquanto trimestral pode bastar quando os dados chegam devagar. Limpe também antes e depois de grandes importações ou novas conexões com ferramentas, pois elas podem acrescentar muitos registros de uma vez.