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Use combinações de campos, não correspondências de campo único

Correspondências com um único campo introduzem erros na detecção de duplicados; até os emails podem ser pouco confiáveis se a formatação for inconsistente, os domínios mudarem ou os registros estiverem desatualizados. A correspondência deve se basear em combinações de campos que, juntos, indiquem um nível de confiança mais alto.

Antes de definir qualquer lógica, veja como seu cliente usa os campos no CRM. Se o Número de Telefone existir na maioria dos registros, inclua-o nas opções de correspondência. Se o email faltar ou variar muito, dê prioridade a outros campos, como o Nome da Empresa ou a Data de Atividade.

Combinações eficazes podem incluir:

  • Nome + Sobrenome + Número de telefone
  • Nome + Sobrenome + Email + Empresa
  • Nome da empresa + Endereço + CEP
Dica: use apenas campos preenchidos de forma consistente e mantidos por processos fiáveis.

Baseie as Merge Rules no comportamento dos campos, não apenas no seu conteúdo

Os valores dos campos têm que ser interpretados à luz da forma como são atualizados e usados. Os domínios próprios refletem muitas vezes a identidade da empresa, mas nem sempre. As datas de atividade mostram envolvimento, mas só se o registro for consistente. Antes de dar peso a um campo, perceba como ele entra no sistema.

Concentre-se nos campos que indicam relevância atual:

  • Domínio do email: distingue a identidade pessoal da profissional
  • Data da última atividade: indica que contato tem interação recente
  • Estado da lead ou fase do ciclo de vida: quando automatizado, pode refletir o pipeline ativo
  • Associação a empresa: útil quando é mantida de forma consistente e alinhada com os processos de negócio

Evite basear-se na data de criação, que diz quando um registro foi criado mas não se continua a ser relevante. Avalie se cada campo é atualizado por formulários, integrações ou manualmente - e como isso afeta a confiança nos dados.

Não use o preenchimento do registro como referência de qualidade

Mais campos preenchidos não garantem um registro melhor. Um perfil com mais campos pode resultar de uma importação pontual, tal como um registro mais simples pode estar em uso ativo, com associações corretas e proprietário atualizado.

Construa a lógica de correspondência a partir do que os campos representam, não de quantos estão preenchidos. Se usar Merge Rules com priorização de valores, você pode definir que certos domínios de email (como Gmail, Outlook, Yahoo) percam quando pareados com um domínio de empresa. Isso ajuda a manter os registros ligados a identidades empresariais quando essa distinção importa.

Mais exemplos:

  • Se os dois registros forem da mesma pessoa mas tiverem responsáveis diferentes, mantenha o que tem atividade mais recente
  • Se o nome da empresa existir só em um dos registros, e for um campo mantido por automação ou por processos verificados, use-o como critério de desempate

Teste as suposições sobre o valor dos campos analisando o comportamento ao nível do registro, não só o volume.

Confirme a lógica de correspondência com um processo de revisão definido

Todas as Merge Rules têm que ser testadas antes de serem aplicadas em larga escala. A revisão evita classificações erradas e ajuda a decidir melhor que registros mesclar e manter.

  1. Execute uma análise com a lógica de correspondência proposta. Comece com 10-20 registros duplicados
  2. Exporte os resultados e revise uma amostra manualmente. Procure casos extremos, conflitos de nomes ou associações incorretas
  3. Identifique registros de baixo impacto (sem negócios abertos, sem proprietário atual, sem atividade recente). Use esse conjunto para testar uniões
  4. Depois da mesclagem, revise os valores dos campos, as associações e as atribuições de responsável no CRM
  5. Ajuste a lógica de correspondência pelo que os registros unidos mostram, não apenas pelo que a regra pretendia

Repita este ciclo sempre que alterar significativamente os seus critérios de mesclagem.

Crie lógica específica para cada instância de CRM

O CRM de cada cliente tem padrões diferentes de introdução de dados, utilização de campos e automatização. Mesmo que a plataforma de CRM seja a mesma, a lógica de correspondência não pode ser reutilizada sem revisão e ajuste.

Use esta abordagem estruturada por CRM:

  1. Audite os campos-chave para avaliar a consistência e o preenchimento
  2. Identifique como os campos são atualizados (introdução manual, automação, importação, integração)
  3. Crie combinações de campos que reflitam uma identidade estável e verificável entre registros
  4. Defina Merge Rules que reflitam que campos devem prevalecer, conforme o seu papel no processo de negócio
  5. Teste num conjunto limitado, revise os resultados mesclados e ajuste conforme necessário

Não copie configurações entre CRMs. Padronize antes o seu processo de revisão e construção. O que escala é o método, não a lógica.

A Dedupely ajuda os parceiros a criar, testar e executar opções de correspondência que respeitam a forma como o CRM de cada cliente é usado. Comece aqui.

Se está iniciando um novo projeto de deduplicação, leia o nosso guia sobre A forma mais rápida de as agências fazerem deduplicação de curto prazo.