Identifique candidatos duplicados com e-mails diferentes

Uma empresa de recrutamento ou de trabalho temporário funciona com dois conjuntos de relacionamentos: os candidatos que coloca e as empresas clientes que os contratam. Ambos vivem no CRM ou no sistema de acompanhamento de candidaturas, e ambos mudam com frequência.

As empresas de recrutamento surgem nas minhas chamadas, e os duplicados vêm dos dois lados. Os candidatos voltam a registrar-se ou enviam coisas a partir de emails diferentes. Os contatos das empresas clientes mudam de emprego ou atualizam os seus dados.

Neste artigo, vai ver de onde vem cada tipo de duplicado e o que custa a uma equipe de recrutamento. Vai ver também como cruzar candidatos e clientes, e o que proteger ao unificar.

De onde vêm os possíveis duplicados

Os candidatos chegam a uma base de dados de recrutamento por muitas vias, e cada uma pode criar um novo registro.

Candidatos que se candidatam ou se inscrevem novamente

Um candidato concorre a uma função e, alguns meses depois, a outra. Se a segunda candidatura não encontrar o primeiro registro, cria um novo. Formulários de candidatura e de inscrição criam duplicados da mesma forma em qualquer CRM.

Emails diferentes para a mesma pessoa

Os candidatos costumam usar um email pessoal numa inscrição e um endereço mais recente na seguinte. Alguns enviam o currículo a partir de um email profissional e depois fazem o acompanhamento a partir de um pessoal. Cada novo endereço pode dar origem a um novo registro.

Portais de emprego, ferramentas de pesquisa de candidatos e extração de currículos

Os registros chegam também de portais de emprego, ferramentas de sourcing e currículos processados. Um parser pode ler um nome numa ordem diferente ou omitir o nome intermédio, fazendo com que o mesmo candidato pareça uma pessoa nova.

Vários recrutadores, um só candidato

Dois recrutadores podem encontrar a mesma pessoa para funções diferentes e criar cada um um registro. Nenhum vê as notas ou o histórico do outro com o candidato.

De onde vêm os duplicados de clientes

Do lado do cliente, os duplicados surgem por razões diferentes. As pessoas e as empresas mudam com o tempo, e o CRM nem sempre acompanha.

Contatos que mudam de emprego

Um responsável de recrutamento muda para uma nova empresa e volta como cliente, com um novo email. A empresa pode acabar com dois registros para a mesma pessoa, um em cada empresa.

Se é um duplicado depende de cada caso. Algumas empresas querem um só registro que acompanhe a pessoa, para que o histórico de relacionamento fique junto. Outras mantêm o registro antigo vinculado à empresa antiga e criam um novo contato.

Contatos que atualizam os seus dados

Um contato de cliente altera o seu email, telefone ou cargo, ou a empresa altera o domínio do seu email. Se a atualização chegar através de um formulário ou de uma sincronização de email, pode criar um registro em vez de atualizar um existente.

Empresas clientes registradas mais de uma vez

Vários recrutadores podem adicionar a mesma empresa cliente com nomes diferentes, como Acme, Acme Inc. e Acme Staffing Group. Sufixos de empresa e as abreviaturas são motivos comuns para que um cliente se transforme em vários registros.

Quanto custam os duplicados a uma equipe de recrutamento

O recrutamento avança rápido, e os duplicados o atrasam de formas que candidatos e clientes conseguem ver.

• Dois recrutadores, um candidato: a mesma pessoa recebe chamadas de dois recrutadores sobre funções diferentes, sem qualquer contexto compartilhado.
• Submeter um candidato duas vezes: um candidato pode ser proposto ao mesmo cliente por dois recrutadores, o que pode parecer descuidado para o cliente.
• Disputas de responsabilidade: quando o crédito de colocação depende de quem é o responsável pelo candidato, dois registros podem significar duas reivindicações.
• Histórico perdido: notas de entrevista, competências e colocações anteriores ficam num registro, enquanto o recrutador trabalha a partir de outro.
• Relações com clientes perdidas: um antigo gestor de recrutamento numa nova empresa parece um contato frio.

Como fazer a correspondência entre candidatos e clientes

Comece pelos duplicados óbvios: correspondências exatas de email. Depois, combine campos para encontrar as pessoas e empresas que o email, por si só, não consegue identificar.

Para empresas clientes, o domínio costuma ser o vínculo mais forte. Cruzar empresas pelo domínio explica porquê e quando os domínios de email pessoal dificultam o processo.

O que proteger ao mesclar

Uma mesclagem de recrutamento decide que histórico, responsável e estado o registro que permanece mantém. Acorde nestes pontos antes da primeira mesclagem.

Histórico de colocações e submissões

Cada candidatura, submissão, entrevista e colocação deve acabar no registro que sobrevive. Esse histórico ajuda a evitar que um candidato seja submetido duas vezes.

Responsável candidato

Defina qual o recrutador responsável pelo candidato mesclado, por exemplo, quem o identificou primeiro ou quem tem a atividade mais recente. Acorde esta decisão antes de mesclar, já que a propriedade pode afetar o crédito pela colocação.

Estado e disponibilidade

Um candidato pode estar "colocado" num registro e "disponível" noutro. Decida qual estado prevalece e verifique se o registro mesclado faz sentido antes de os recrutadores o utilizarem.

Consentimento e preferências de comunicação

Se um candidato pediu para não ser contatado num registro, essa preferência normalmente aplica-se à pessoa. Garanta que se mantém após a mesclagem.

Conheça cada candidato e cliente uma só vez

Os duplicados em recrutamento surgem de duas direções. Os candidatos regressam com novos emails e por novos canais, e os contatos de clientes mudam de emprego, de dados e de domínios.

Decidir o que conta como duplicado de cada lado vem em primeiro lugar, incluindo pessoas que mudam de empresa. Comparar por mais do que o email e proteger o histórico de colocações e o responsável permite aos recrutadores trabalhar com um registro por pessoa.

Perguntas frequentes