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TL;DR

  • Os organizadores de eventos recebem muitas vezes duplicados porque as mesmas pessoas voltam todos os anos através de ferramentas diferentes.
  • Formulários de inscrição, de oradores, de patrocinadores e de expositores podem criar, cada um, um registro para a mesma pessoa.
  • Os participantes que regressam trazem muitas vezes um novo emprego, e-mail ou empresa.
  • Se uma pessoa com várias funções em eventos mantém um só registro depende de cada caso.
  • O Dedupely encontra participantes, palestrantes e empresas patrocinadoras duplicados no seu CRM e visualiza a prévia de cada mesclagem.

Para um organizador de eventos, o CRM é a lista de convidados de cada edição. Os participantes inscrevem-se, os oradores candidatam-se, os patrocinadores assinam contratos e os expositores reservam stands. No ano seguinte, muitas das mesmas pessoas voltam.

Raramente regressam da mesma forma. Um participante registra-se com um novo email profissional, um antigo orador compra um bilhete e um patrocinador envia um novo contato. Cada um deles pode dar origem a um novo registro, e o historial de quem esteve nos seus eventos fica dividido.

Neste artigo, verá de onde vêm os duplicados para os organizadores e o que conta como duplicado entre anos e funções. Verá também que campos correspondem a cada tipo de registro e quando limpar no calendário de eventos.

Porque é que os organizadores veem duplicados todos os anos

Muitas empresas recebem duplicados de uma lista de eventos ocasional, abordada em como as listas de eventos e de compras criam duplicados no CRM. Para os organizadores, os eventos são o negócio, por isso as mesmas fontes voltam com cada edição.

Várias ferramentas, um só público

A venda de bilhetes, a chamada de oradores, os formulários de patrocinadores, o portal de expositores e a leitura de crachás funcionam muitas vezes com ferramentas diferentes. Cada uma envia pessoas para o CRM pela sua própria sincronização ou exportação. Cada uma procura registros existentes à sua maneira, se é que procura.

As pessoas voltam com novos dados

Entre duas edições, as pessoas mudam de emprego, de email e de cargo. Um participante que registra um novo email profissional parece uma pessoa nova para um sistema que faz a correspondência por email. Um contato que muda de emprego levanta as suas próprias questões sobre um registro ou dois.

Uma pessoa, várias funções

O participante do ano passado é o orador deste ano, e a empresa de um orador torna-se patrocinador. Cada função chega muitas vezes por um formulário diferente, por isso uma pessoa pode ter um registro de participante, um de orador e um contato de patrocinador.

Pessoas registradas por outra pessoa

Os assistentes registram executivos, e as empresas registram equipes inteiras de uma só vez. O registro do participante pode ter o email do assistente ou uma caixa compartilhada, que não corresponderá ao registro próprio do participante.

O que conta como duplicado para um organizador de eventos

O que conta como duplicado depende de cada caso, e o que uma equipe considera duplicado pode não o ser para outra. Há alguns casos que vale a pena decidir antes de a correspondência começar.

A mesma pessoa ao longo dos anos

Muitos organizadores querem um registro por pessoa, com a presença de cada ano guardada como inscrições, negócios ou atividades nesse registro. Dois contatos para um mesmo participante que regressa dividem esse histórico. Outros mantêm um registro por edição de propósito, por razões de relatório ou de privacidade.

Uma pessoa em vários papéis

Um único registro com um campo de função dá às equipes comerciais e de programação a visão completa de uma pessoa. Registros separados podem fazer sentido quando as equipes de oradores, patrocinadores e participantes precisam de responsáveis ou acessos diferentes. Decida por par de funções e registre a regra por escrito.

Um patrocinador que volta todos os anos é uma só empresa, mesmo quando o contato muda. Subsidiárias, escritórios regionais e agências que reservam para várias marcas são mais difíceis. Alguns organizadores tratam cada um como conta própria, outros os agrupam numa só empresa.

Quais os campos que correspondem a participantes, oradores e patrocinadores

Cada tipo de registro tem a sua melhor correspondência. Eis por onde começar em cada um.

Registro Comece com Depois experimente Cuidado com
Participantes Email exato Nome com empresa, ou nome com telefone Novos cargos, emails de assistentes, inscrições de equipes
Oradores Email exato Nome com empresa ou URL do LinkedIn, se o guardar Emails pessoais em formulários de oradores
Contatos de patrocinadores e expositores Email exato Nome com empresa Contatos de agências que reservam para várias marcas
Empresas patrocinadoras e expositoras Domínio principal do site ou do e-mail Nome da empresa, ignorando sufixos como Inc. Subsidiárias e escritórios regionais

Para empresas, encontrar empresas duplicadas pelo domínio aborda o lado dos domínios em pormenor. Deixe os domínios de email pessoais, como gmail.com, fora da correspondência de empresas.

Comece pelos duplicados óbvios

Encontre candidatos por email e depois verifique quem de fato compareceu. Assistentes e compradores de grupo podem registrar várias pessoas com um só endereço. Confirme a identidade e as funções pretendidas de cada participante antes de mesclar inscrições repetidas; revise as correspondências por nome separadamente.

Quando limpar no calendário de eventos

Os organizadores trabalham por ciclos, por isso as limpezas encaixam melhor em alguns pontos fixos de cada edição.

Antes de abrirem as inscrições

Limpe os registros do ano passado antes de enviar os convites. Assim, cada participante recorrente recebe um só convite, e os relatórios de inscrição antecipada contam cada pessoa uma vez.

Após cada importação

As leituras de crachás, as listas de leads dos expositores e as inscrições no local chegam muitas vezes ao CRM em arquivos depois do evento. Limpe cada arquivo contra ele mesmo antes da importação e depois verifique-o contra o CRM. Ferramentas para limpar um CSV antes de importar para o CRM aborda o lado dos arquivos.

Antes de começarem as vendas de patrocínio

As vendas a patrocinadores começam muitas vezes logo após o fim de uma edição. Um registro por empresa patrocinadora mostra à equipe de vendas os gastos, contatos e stands anteriores num só lugar.

O que decidir antes de mesclar

Para os organizadores, uma mesclagem define como fica o histórico de eventos de uma pessoa. Decidir estes pontos antes da primeira mesclagem:

  • Histórico de presenças: inscrições e atividades de cada registro devem acabar no registro sobrevivente.
  • Cargo e empresa: os valores mais recentes costumam ser os mais importantes, uma vez que mostram onde a pessoa trabalha atualmente.
  • Funções e edições: em campos de seleção múltipla como "Eventos frequentados", combine os valores de ambos os registros.
  • Consentimento: preserve as opções de exclusão e o estado de supressão aplicáveis. Peça à pessoa responsável pelo consentimento que verifique o endereço, o canal e as preferências específicas de cada finalidade; mesclar registros não concede nova permissão de envio.
  • Responsável: decida se a equipe de patrocínios ou a de participantes mantém uma pessoa com ambos os papéis.

Como a Dedupely mantém os participantes recorrentes num único registro

No Dedupely, pesquise contatos de participantes e empresas patrocinadoras suportados, usando filtros de edição ou de origem onde esses campos existirem. Confirme que um email de inscrição compartilhado pertence ao mesmo participante, escolha os valores a manter e preserve as preferências aplicáveis. Antes da mesclagem em massa, visualize a prévia de uma amostra com os links de presença, e automatize apenas uma regra revisada que exclua inscrições de grupo.

Limpe os participantes do ano passado antes de abrir as inscrições

Todas as edições, as mesmas pessoas, um registro cada

Os organizadores veem duplicados todos os anos por uma razão simples: as mesmas pessoas regressam, através de ferramentas diferentes, com novos dados e por vezes novas funções. Cada edição acrescenta registros quando uma ferramenta não reconhece alguém que outra ferramenta já tinha trazido.

O email encontra as repetições óbvias, o nome com a empresa encontra grande parte das restantes, e o domínio faz o mesmo para as empresas patrocinadoras. O que conta como duplicado entre anos e funções fica à sua decisão. Limpar em datas fixas do calendário garante que cada edição começa com um registro por pessoa.

Perguntas frequentes

Porque é que os organizadores de eventos têm contatos duplicados no CRM?

Normalmente porque as mesmas pessoas regressam todos os anos através de várias ferramentas, como bilheteira, formulários de oradores, formulários de patrocinadores e leitura de crachás. Cada ferramenta procura registros existentes à sua maneira. As pessoas também mudam de emprego e de e-mail entre edições, por isso um participante recorrente pode parecer alguém novo.

Como deduplicar participantes de vários sistemas de inscrição?

Faça a correspondência primeiro pelo email exato, depois combine nome com empresa ou telefone para encontrar participantes que voltam com novos emails. Limpe cada arquivo importado contra ele mesmo e verifique-o contra o CRM depois da importação. Um campo para a ferramenta de origem permite limpar uma ferramenta de cada vez.

Um orador que também participa deve ter um só registro no CRM?

Depende da sua equipe: um só registro com um campo de função dá a todos a visão completa da pessoa. Registros separados podem fazer sentido quando as equipes de palestrantes e de participantes precisam de proprietários ou acessos diferentes. Decida por par de funções, registre a regra e aplique-a da mesma forma em cada edição.

Como encontro empresas patrocinadoras e expositoras duplicadas?

Faça corresponder empresas pelo domínio principal do site ou do email e, depois, pelo nome da empresa, ignorando sufixos como Inc. ou Ltd. Exclua os domínios de email pessoal da correspondência de empresas. Decida como tratar subsidiárias, escritórios regionais e agências que fazem reservas para várias marcas antes de mesclar.

Quando deve um organizador de eventos limpar o CRM?

Limpe antes de abrirem as inscrições, para que os participantes que regressam recebam apenas um convite cada. Volte a limpar após cada importação de leituras de crachás ou listas de leads, e antes de começarem as vendas de patrocinadores. Limpar nesses momentos significa que cada edição parte de um registro por pessoa e um registro por patrocinador.