ChatGPTClaudePerplexityGoogle
Ver como Markdown

TL;DR

  • Os CRM de escritórios de advogados costumam guardar uma pessoa sob várias grafias, funções e registros.
  • Uma pesquisa de conflitos que encontra um só registro de uma pessoa pode deixar passar os restantes.
  • Ao longo do tempo, uma pessoa pode ser cliente, parte contrária e fonte de recomendações.
  • Contratações de advogados e mesclagens de sociedades trazem listas de contatos que se sobrepõem às da própria sociedade.
  • O Dedupely encontra contatos salvos com grafias diferentes e mantém o histórico ao mesclá-los.

Os contatos de um escritório de advogados têm muito peso. O mesmo CRM guarda clientes, partes contrárias, os seus advogados, fontes de referência e pessoas que se inscreveram num alerta para clientes. Cada um importa a alguém do escritório por uma razão diferente.

Quando uma pessoa surge em três registros com três grafias diferentes, cada uma destas razões torna-se mais difícil. Uma pesquisa encontra um registro e falha dois, e um parceiro não consegue ver a relação completa.

Neste artigo, vai ver porque é que os duplicados pesam mais num escritório de advogados e de onde vêm. Vai ver também o que conta como duplicado quando as pessoas têm várias funções, e como limpar sem colocar em risco os registros associados.

Porque é que os duplicados pesam mais num escritório de advogados

Em muitas empresas, um duplicado significa uma chamada desperdiçada ou um relatório que conta alguém duas vezes. Num escritório de advogados, pode também significar uma pesquisa incompleta.

As pesquisas de conflitos dependem de encontrar uma pessoa uma só vez

Se as pesquisas de conflitos de interesses do seu escritório se basearem em contatos do CRM, dependem de cada pessoa poder ser encontrada. Uma pesquisa com uma grafia pode não encontrar um registro guardado com outra, juntamente com a função que esse registro tem. O seu processo de conflitos e as respetivas regras têm prioridade, e este artigo não constitui aconselhamento jurídico.

As relações e o crédito são divididos

Os escritórios registram quem trouxe um cliente e quem gerencia a relação. Quando um cliente está em dois registros com dois responsáveis, esse histórico e o crédito ficam divididos entre eles.

As comunicações com clientes chegam duas vezes às pessoas

Alertas de clientes, newsletters e convites para eventos chegam a todos os registros. Uma pessoa pode receber o mesmo alerta duas vezes, ou continuar recebendo-o depois de cancelar a inscrição no outro registro.

Onde surgem os duplicados em escritórios de advogados

As causas dependem da forma como cada empresa recebe pessoas e dados. Estas surgem com frequência.

Entrada por várias vias

Um potencial cliente pode telefonar, preencher um formulário web, chegar por recomendação e participar num seminário. Cada porta pode criar o seu próprio registro, muitas vezes com um email ou telefone diferente.

Nomes guardados com várias grafias

Os nomes são escritos com e sem inicial do meio, com e sem acentos, ou com apelido. Cada versão pode virar um registro próprio, e uma pesquisa por uma nem sempre mostra as outras.

Advogados a adicionar os seus próprios contatos

Parceiros e associados costumam acrescentar contatos das suas próprias agendas. Dois advogados que conhecem o mesmo diretor jurídico criam dois registros, cada um com as suas notas.

Contratações laterais e mesclagens de escritórios

Um parceiro que transita traz uma carteira de contatos, e uma sociedade que se mescla com outra traz uma base de dados inteira. Muitas dessas pessoas já estão no seu CRM. Deduplicar antes, durante e depois de uma migração aplica-se aqui, uma vez que trazer dados de outra sociedade é uma migração à parte.

Empresas com vários nomes

Clientes empresariais e empresas concorrentes aparecem com e sem "LLC", "Inc." ou "LLP", e com nomes anteriores. Sufixos de empresas como Inc. e LLC ocultam muitos destes duplicados numa pesquisa por nome exato.

O que conta como duplicado num escritório de advogados

O que conta como duplicado depende de cada caso. O que uma empresa considera duplicado pode não o ser para outra, e as funções tornam a questão mais difícil.

Uma pessoa, várias grafias

A mesma pessoa guardada como "Jose Garcia" e "José García" é um duplicado. Também o é um registro com uma inicial do meio e outro sem ela, depois de confirmar que se trata da mesma pessoa.

Uma pessoa, várias funções

Uma antiga parte contrária pode virar cliente, e uma fonte de indicações também. Muitos escritórios querem um registro por pessoa, com todos os papéis ainda visíveis depois da mesclagem. Se os papéis estiverem guardados em registros vinculados, verifique como esses vínculos se movem antes de mesclar.

Pessoas diferentes com o mesmo nome

Duas pessoas com o mesmo nome continuam a ser duas pessoas. Compare mais do que o nome, como nome com email, telefone ou empresa, e rejeite uma correspondência apenas quando tiver a certeza de que são diferentes.

Empresas, subsidiárias e as respetivas pessoas

Uma empresa-mãe e a sua subsidiária podem compartilhar endereço e domínio, sendo clientes distintos. São registros relacionados que parecem duplicados, e mesclá-los mistura duas relações.

Contatos de sociedades de advogados num relance

Tipo de contato De onde vêm os duplicados Corresponder primeiro por Cuidado com
Clientes Admissões, recomendações, contatos de advogados E-mail exato, depois nome com telefone Clientes que também tinham outra função
Partes contrárias e advogados Cada novo processo, aberto por equipes diferentes Nome com empresa ou email Nomes comuns
Fontes de indicação Vários advogados a acrescentar a mesma pessoa Email exato, depois nome com empresa Colegas na mesma empresa
Empresas Entrada de processos, combinações de sociedades, nomes anteriores Domínio do site e, depois, nome sem sufixos Subsidiárias e afiliadas
Assinantes de eventos e alertas Formulários de inscrição, listas de seminários Email exato Emails pessoais e profissionais

Proteja o que está vinculado antes de mesclar

Peça ao revisor autorizado do escritório que verifique os procedimentos de confidencialidade, o acesso aos processos e os conflitos de interesses antes de combinar funções. Mesclar o registro de um cliente com o da parte contrária pode expor informação, mesmo que ambos digam respeito à mesma pessoa.

Um contato num CRM de escritório de advocacia costuma estar vinculado a outros registros, como processos, assuntos ou mandatos. Uma mesclagem que mova esses vínculos no sentido errado é difícil de corrigir.

Verifique como o seu CRM move os registros vinculados quando dois contatos são mesclados. Mescle primeiro alguns conjuntos de teste e analise o registro que sobrevive. Exporte os valores originais antes de uma mesclagem grande, já que muitas mesclagens em CRMs não podem ser desfeitas.

Conte também com uma avaliação do fornecedor. As empresas costumam analisar qualquer ferramenta que se conecte a dados de clientes, e o que as equipes de segurança perguntam sobre uma ferramenta de deduplicação responde às perguntas habituais.

Por onde começar a limpeza

Comece pelas correspondências que ninguém vai contestar e avance depois para as que exigem a opinião de um jurista.

Mescle primeiro as correspondências exatas de email

Contatos com o mesmo email são o ponto de partida mais seguro. Revise as caixas compartilhadas, como o endereço jurídico geral de uma empresa, antes de mesclá-las.

Depois procure variações ortográficas

Compare o nome com a empresa ou o telefone, e considere erros de digitação, acentos e apelidos. Revise esses conjuntos antes de mesclar, já que nomes comuns geram falsas correspondências.

Rejeite apenas o que tem certeza

Duas pessoas com o mesmo nome continuarão a aparecer como correspondências. Rejeite uma correspondência apenas quando tiver a certeza de que são pessoas diferentes, pois não voltará a aparecer em pesquisas posteriores.

Como a Dedupely encontra um único contato sob várias grafias

O Dedupely funciona com arquivos CSV e com contatos e empresas de CRMs suportados. Procure variações de grafia, confirme a identidade e visualize a prévia do resultado. Antes de mesclar contatos de clientes ou da parte contrária, peça ao revisor autorizado do escritório que verifique os vínculos com processos, a confidencialidade e os acessos. Uma lista de contatos mais limpa apoia o processo do escritório; ela não realiza nem substitui uma verificação de conflitos.

Encontre contatos guardados com várias grafias

Uma pessoa, localizável uma vez

Os duplicados em sociedades de advogados vêm da recepção de clientes, dos contatos próprios dos advogados, das mesclagens de sociedades e de nomes que podem ser escritos de muitas formas. Em muitas empresas, custam tempo. Numa sociedade de advogados, podem também deixar uma pesquisa incompleta.

Definir o que conta como duplicado, proteger os registros vinculados e mesclar primeiro os casos mais claros dá a cada advogado a mesma visão de cada pessoa. Assim, a próxima pesquisa, alerta ou apresentação parte de um único registro.

Perguntas frequentes

Porque é que os escritórios de advogados têm contatos duplicados no CRM?

Porque as pessoas chegam à sociedade por muitas vias: chamadas de admissão, pedidos através do site, recomendações, eventos e as próprias agendas de contatos dos advogados. Os nomes são muitas vezes guardados com grafias diferentes, e as contratações ou mesclagens de sociedades trazem listas de contatos que se sobrepõem às da própria sociedade. Cada origem que não encontra um registro existente cria um novo.

Como é que os contatos duplicados afetam as pesquisas de conflitos?

Podem tornar uma pesquisa incompleta. Se uma pessoa estiver guardada com várias grafias, uma pesquisa numa só grafia pode não encontrar os outros registros e os papéis que a pessoa desempenha. Manter um registro por pessoa torna as pesquisas mais fiáveis, mas o processo de conflitos da sua firma e as suas regras vêm em primeiro lugar.

Um cliente que foi parte contrária deve ter um único registro?

Muitas firmas preferem um registro por pessoa, mantendo visíveis ambas as funções, para que quem consulta o contato veja o historial completo. Depende de cada caso, porém. Siga o processo de conflitos de interesse da firma e verifique como se movem os registros associados, como processos, antes de mesclar os dois.

Como encontrar contatos guardados com grafias diferentes?

Faça a correspondência pelo nome combinado com outro campo, como empresa, email ou telefone, e considere erros de digitação, acentos, apelidos e nomes com som parecido. Revise cada conjunto antes de mesclar, porque nomes comuns geram correspondências falsas. Rejeite uma correspondência só quando tiver certeza de que os registros são de pessoas diferentes.

O que deve um escritório de advogados verificar antes de mesclar contatos?

Verifique como os registros associados, como casos ou processos, passam para o registro resultante, e teste primeiro em alguns conjuntos. Acorde quais os valores que prevalecem, sobretudo o responsável pela relação e a origem original. Exporte os valores originais antes de uma mesclagem grande, porque muitas mesclagens em CRM não podem ser desfeitas.