# Como sei qual dos registros duplicados é o verdadeiro? > Quando um contato existe várias vezes, cada registro guarda parte do histórico. Como escolher o certo hoje e como a mesclagem junta chamadas e notas num só. - URL: https://dedupe.ly/pt/blog/which-duplicate-record-is-the-real-one - Section: blog - Published: 2026-10-30 - Site index: https://dedupe.ly/llms.txt - Any page: append `.md` to its URL for this plain-text form --- [Blog](https://dedupe.ly/blog) Duplicados ## Como sei qual dos registros duplicados é o verdadeiro? Por [Gaby Salinas](https://www.linkedin.com/in/gbyslns) Atualizado 30 de outubro de 2026 # min de leitura TL;DR - Quando um contato existe várias vezes, cada registro tem normalmente uma parte do histórico dessa pessoa. - As chamadas e notas vão muitas vezes parar ao duplicado que um comercial ou ferramenta abriu primeiro. - Até os duplicados serem mesclados, o registro com o negócio em aberto e a atividade mais recente é o mais seguro. - Mesclar move as atividades para um único registro sobrevivente, exceto onde a API de um CRM não o permite. - O Dedupely encontra registros duplicados e os mescla no registro que você escolher manter. Muitas vezes, nenhum deles é o registro completo. Cada duplicado guarda parte do histórico da pessoa, então a chamada, a nota ou o email de que você precisa pode estar num registro que você não abriu. Mesclá-los num só, com a atividade transferida, é o que acaba com os palpites. Até lá, procura um contato e aparecem três resultados com o mesmo nome. Um tem um email antigo, outro tem a sua última chamada e outro tem o negócio aberto. Escolhe um, registra lá o trabalho, e o comercial seguinte escolhe outro. Neste artigo vai ver porque é que a atividade acaba no registro errado e porque é que os comerciais novos são os mais afetados. Vai ver também como escolher um registro hoje e como a mesclagem o resolve de vez. ### Como se vê do lado do comercial As pessoas descrevem o problema em palavras simples. Uma empresária à procura de um cliente disse assim: "Vejo cinco [deles], quero ver um." Os outros sinais decorrem daí: - Registrou uma chamada ontem, e hoje ela não está no registro que abriu. - Um email que enviou aparece com histórico vazio no contato. - Uma ferramenta de chamadas ou reuniões registra num registro, e você trabalha noutro. - Uma oportunidade está num de vários registros da mesma empresa. - Uma pesquisa por um cliente devolve mais de cem registros, e ninguém sabe qual citar. Exemplo Um pequeno negócio marca clientes através de um link de agendamento. Uma automatização devia encontrar o contato existente, mas cada marcação cria um contato e um lead novos. Quando o dono vai abrir um negócio, há vários registros do mesmo cliente por onde escolher. ### Porque é que chamadas e notas vão parar ao registro errado Cada atividade num CRM fica associada a um registro. Quando uma pessoa existe várias vezes, o histórico se divide entre eles, e nada indica qual parte está onde. #### As pessoas registram no registro que abriram Um vendedor pesquisa pelo nome, clica no primeiro resultado e registra lá a chamada. No dia seguinte, um colega clica em outro resultado. Os dois fizeram o seu trabalho, e o histórico agora está em dois lugares. #### As ferramentas registram no registro com que fizeram a correspondência As ferramentas de email, chamadas e reuniões associam a atividade procurando um endereço de email ou um telefone. Quando dois registros compartilham esse valor, uma ferramenta pode escolher um, ou criar um registro novo quando não encontra nenhum. Quando os registros têm emails diferentes, cada ferramenta pode registrar num diferente. #### Registros antigos guardam dados antigos Uma pessoa que mudou de email ou telefone pode ter um registro antigo com o valor desatualizado. As ferramentas comparam o valor atual, por isso a atividade nova vai para o registro mais recente. O histórico anterior à mudança fica no antigo. ### Porque é que os novos comerciais têm mais dificuldade Um comercial experiente sabe muitas vezes de memória qual é "o certo". Um comercial novo não tem memória a que recorrer, só o que o CRM mostra. Por isso os novos comerciais escolhem às cegas, muitas vezes o primeiro resultado da pesquisa ou o registro com a data mais recente. Quando não sabem, alguns criam um registro novo por precaução, o que acrescenta mais um duplicado. Outros perguntam sempre a um colega, o que atrasa os dois. Se você integrar representantes a um CRM com duplicados, diga a eles como escolher um registro, como abaixo. Isso não resolve os duplicados, mas mantém num só lugar a atividade das primeiras semanas deles. ### Como escolher o registro certo até os duplicados serem mesclados Quando não pode mesclar, uma escolha consistente é melhor do que uma ao acaso. Estas verificações, por esta ordem, servem à maioria das equipes. | Verificar | Porque ajuda | | --- | --- | | Pesquise por email ou telefone, não pelo nome | Nomes se repetem entre pessoas diferentes; email e telefone costumam estar ligados a uma só pessoa | | Procure o negócio ou oportunidade em aberto | O registro em que está um negócio é o que o pipeline e os relatórios leem | | Compare a atividade mais recente | O registro com que a equipe trabalha hoje é normalmente o da última chamada ou email | | Verifique o responsável | Um responsável ativo indica normalmente que esse é o registro em uso | | Verifique a data de criação | O registro mais antigo tem muitas vezes o histórico mais longo, e outros sistemas podem apontar para ele | Seja qual for o registro que você escolher, informe os outros ao seu administrador. Uma lista curta de duplicados reais ajuda a encontrar a origem e corrigi-la. Dica Não elimine o registro que acha estar errado. Eliminar remove também a sua atividade, enquanto uma mesclagem passa essa atividade para o registro que mantém. ### Como a mesclagem volta a juntar o histórico Mesclar é a solução, porque acaba com a escolha. Os duplicados passam a um registro, e a atividade passa para ele. #### As atividades e associações passam para o registro sobrevivente Uma mesclagem passa as notas, chamadas, tarefas e empresas, negócios e contatos associados para o registro que mantém. Alguns CRM não conseguem mover certos tipos de atividade através da API, por isso verifique o que o CRM move antes de uma mesclagem grande. A diferença entre mesclar e eliminar é explicada em [se deve mesclar os duplicados ou excluí-los](https://dedupe.ly/blog/merge-or-delete-duplicates). #### Escolha que registro permanece Cada mesclagem mantém um registro. As escolhas habituais são o mais antigo, o mais novo, o atualizado mais recentemente ou o que tem mais campos preenchidos. Se outros sistemas apontam para IDs de registros, verifique como o CRM os trata: em alguns, o registro mesclado recebe um ID novo. #### Decida que valores prevalecem O registro sobrevivente também precisa do email, telefone, responsável e fase certos. Decida por campo que valor ganha, e garanta que um campo vazio nunca substitui um preenchido. Mais sobre estas escolhas no artigo sobre [mesclar registros de CRM sem perder dados](https://dedupe.ly/blog/merge-crm-records-without-losing-data). As equipes que lidam com clientes sentem isto mais quando o histórico de um cliente está dividido antes de uma renovação. Esse lado é abordado em [como os duplicados dividem o histórico dos clientes no sucesso do cliente](https://dedupe.ly/blog/duplicates-customer-success). ### Como o Dedupely junta a atividade de cada pessoa num registro O Dedupely Intelligence encontra contatos, empresas e leads duplicados sem nenhuma configuração de correspondência, e as varreduras rodam automaticamente. Você escolhe qual registro sobrevive, como o mais antigo ou o mais completo, define regras sobre qual valor prevalece e visualiza a prévia de cada mesclagem. Ao mesclar, atividades e associações passam para o registro que sobrevive, exceto onde a API do seu CRM não permite movê-las. [Encontre os duplicados que dividem o seu histórico de atividade](https://v2.app.dedupe.ly/signup) ### Uma pessoa, um registro, um histórico Quando os comerciais não sabem qual é o registro real, normalmente é porque cada duplicado tem uma parte do histórico. Cada chamada registrada num registro diferente torna a escolha seguinte mais difícil, sobretudo para comerciais novos. Uma forma consistente de escolher um registro limita o prejuízo até os duplicados serem mesclados. A mesclagem acaba com ele, com a atividade passada para um só registro e os valores certos mantidos. ### Perguntas frequentes #### Porque é que o mesmo contato aparece várias vezes no meu CRM? Porque formulários, importações, integrações e comerciais criaram registros novos em vez de encontrar o existente. Pequenas diferenças, como um segundo email ou um telefone noutro formato, bastam para um registro novo. Cada duplicado acumula depois as suas chamadas, notas e emails. #### Porque é que faltam chamadas registradas num contato? Muitas vezes porque estão num duplicado desse contato. Você ou uma ferramenta os registrou em outro registro da mesma pessoa, normalmente um com o mesmo email ou telefone. Pesquise por email ou telefone para encontrar os outros registros, e peça ao seu administrador para mesclá-los. #### Em que registro duplicado devo registrar a atividade? Escolha o registro com o negócio aberto e a atividade mais recente, e verifique se tem um responsável ativo. Pesquise por email ou telefone em vez de nome para ver todos os duplicados. Comunique os outros ao administrador para serem mesclados. #### Mesclar duplicados mantém o histórico de atividade? Normalmente sim: uma mesclagem move notas, chamadas, tarefas e registros associados para o registro que sobrevive. Alguns CRM não conseguem mover certos tipos de atividade pela API, por isso verifique o que o seu CRM move antes de mesclar. Eliminar um duplicado, pelo contrário, remove a atividade. #### Qual o registro que deve prevalecer numa mesclagem? Depende dos seus dados: muitas equipes mantêm o registro mais antigo, enquanto outras mantêm o mais recente ou o mais completo. Se outros sistemas apontarem para ID de registro, verifique primeiro como o CRM trata os ID numa mesclagem. Seja qual for o registro que mantém, decida por campo que valores ganham, como o email, o telefone e o responsável. Por trás do artigo ### Gaby Salinas Assistente de Marketing na Dedupely Gaby Salinas chegou aos dados de CRM a partir do marketing e da publicidade, por isso analisa os duplicados de dois lados: a lógica de correspondência e mesclagem por trás deles e o que provocam nas pessoas que usam o CRM, como o vendedor que liga duas vezes para um cliente, o administrador que leva a culpa e a limpeza que ninguém quer começar. Como Assistente de Marketing na Dedupely, acompanha a forma como as equipes de RevOps, os usuários finais, os consultores e as equipes técnicas trabalham, na prática, com os seus dados: os registros em que deixam de confiar, as soluções alternativas que criam e o momento em que finalmente decidem fazer uma limpeza. O que descobre molda a maior parte do que a Dedupely publica. [Contate a Gaby no LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/gbyslns) ### Entre em contato Teremos todo o gosto em ajudar a configurar. #### Envie-nos uma mensagem É provável que já tenhamos a resposta à sua pergunta help@dedupe.ly Email copiado para a área de transferência! [Marcar um Zoom Quer esteja começando, quer esteja levando isto a sério. Fale conosco! Marque um Zoom](https://meetings.dedupe.ly/meetings/gaby-salinas/dedupely-zoom-scheduler) ### Descubra artigos relacionados Receba os nossos artigos e novidades mais recentes. [Colaboração em equipe Duplicados fragmentam o histórico de clientes no sucesso Duplicados dividem o histórico do cliente, e as equipes de CS perdem contexto antes de chamadas e renovações. Saiba de onde vêm e como os mesclar com segurança. Gaby Salinas 19 de outubro de 2026](https://dedupe.ly/blog/duplicates-customer-success) [Duplicados Deve mesclar ou eliminar os duplicados? Mescle os duplicados que têm histórico, associações ou atribuição. Elimine apenas registros de lixo, de teste e spam. Uma regra simples para cada caso. Gaby Salinas 19 de outubro de 2026](https://dedupe.ly/blog/merge-or-delete-duplicates) [Duplicados Una registros do CRM sem perder dados As Merge Rules ao nível do campo controlam que valor fica ou é substituído em cada mesclagem no CRM. Mesclagens mais certeiras, menos revisões e lógica que escala. Gaby Salinas 12 de fevereiro de 2026](https://dedupe.ly/blog/merge-crm-records-without-losing-data) ### Comece grátis 20 mesclagens grátis no teste e todo o apoio gratuito de que precisar para controlar os seus duplicados. [Fale com vendas](https://meetings.dedupe.ly/meetings/gaby-salinas/talk-to-sales)[Experimente grátis](https://v2.app.dedupe.ly/signup) [Ou cadastre-se com o Google](https://v2.app.dedupe.ly/signup/google) Faz limpeza de CRM para clientes? [Ver o Programa de Parceiros](https://dedupe.ly/become-a-partner) Avançar para o conteúdo