# Einen Prüfprozess für unsichere Treffer aufsetzen | Dedupely

> Unsichere Treffer brauchen einen klaren Verantwortlichen, eine passende Aufteilung und eine Routine. So richten Teams die Prüfung ein, bevor etwas verschmilzt.

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Zusammenarbeit im Team

## So richten Sie einen Prüfprozess für unsichere Treffer ein

Von
[Gaby Salinas](https://www.linkedin.com/in/gbyslns)
Aktualisiert 24. Oktober 2026
#
Min. Lesezeit
TL;DR
- Unsichere Duplikattreffer brauchen eine verantwortliche Person, die die Prüfung leitet und die Warteschlange in Bewegung hält.
- Die Prüfung nach Datensatz-Owner aufzuteilen funktioniert gut, wenn die Owner ihre Accounts kennen.
- Jede geprüfte Gruppe endet auf eine von drei Arten: zusammengeführt, abgelehnt oder mit geänderter Suche.
- Eine regelmäßige Prüfroutine verhindert, dass unsichere Treffer monatelang warten.
- Mit Dedupely schicken Sie unsichere Gruppen zur Prüfung, lehnen falsche Treffer ab und erhalten Benachrichtigungen.
Jede Duplikatsuche liefert zwei Arten von Ergebnissen. Manche Gruppen würden Sie ohne Hinsehen zusammenführen, bei anderen sind Sie unsicher.
Die sicheren lassen sich leicht per Bulk-Merge oder nach Zeitplan erledigen. An den unsicheren bleiben Bereinigungen hängen.
Sie liegen in einer Liste, die niemandem gehört, oder sie werden in Eile von der Person gemergt, die gerade am nächsten dran ist. Beides ist kein gutes Ergebnis, da ein Merge Ihr laufendes CRM verändert.
In diesem Beitrag sehen Sie, wie Sie einen Prüfprozess für unsichere Treffer aufsetzen. Dazu gehört, wer ihn verantwortet, wie Sie die Arbeit aufteilen, wie jede Entscheidung aussieht und wie oft Sie prüfen.

### Was einen Treffer unsicher macht

Ein Treffer ist unsicher, wenn die übereinstimmenden Felder nicht belegen, dass die Datensätze ein Kunde sind. Häufige Beispiele sind eine gemeinsame Telefonnummer, ein ähnlicher Firmenname mit anderer Domain oder zwei Datensätze verschiedener Vertriebler.
Was als Duplikat gilt, ist Einzelfallsache. Was ein Team als Duplikat sieht, sieht ein anderes vielleicht nicht so. Deshalb brauchen unsichere Gruppen einen Menschen, der das Geschäft kennt.
Ein Prüfprozess beantwortet drei Fragen: wer sich diese Gruppen ansieht, wie die Arbeit aufgeteilt wird und was nach jeder Entscheidung passiert.

### Der Prüfung eine verantwortliche Person geben

Manche Teams versuchen, die Prüfung auf alle CRM-Nutzer zu verteilen. In der Praxis landen viele bei einer verantwortlichen Person, etwa einem CRM-Admin, einer Ops-Leitung oder jemandem aus RevOps.
Der Verantwortliche muss nicht jede Gruppe entscheiden. Seine Aufgabe ist, die Warteschlange in Bewegung zu halten, jede Gruppe an die Person zu schicken, die antworten kann, und dafür zu sorgen, dass Entscheidungen festgehalten werden.
Beispiel
Ein RevOps-Lead in einem wachsenden Team wollte die Bereinigung größtenteils allein machen und die Vertriebler aus der Admin-Arbeit heraushalten. In einem anderen kleinen Team tat der CRM-Admin dasselbe. Der Listenimport eines Vertrieblers hatte Hunderte Datensätze für dieselbe Firma angelegt, also entzog der Admin den Vertrieblern auch das Recht zu importieren.
Vertriebler können bei den Entscheidungen helfen, auch wenn sie nicht selbst zusammenführen. Sie wissen oft, welcher von zwei Accounts der echte ist.
Der Owner sorgt nur dafür, dass weniger Hände den Merge-Knopf drücken. Unser Beitrag [zum Delegieren einer CRM-Bereinigung](https://dedupe.ly/blog/delegate-crm-cleanup)
erklärt, was Sie vereinbaren sollten, bevor jemand anderes zusammenführt.

### Die Prüfung so aufteilen, wie es zu Ihrem Team passt

#### Nach Datensatz-Owner

Manche Teams teilen danach auf, wem die Datensätze in jeder Gruppe gehören. Gehören beide Datensätze demselben Vertriebler, gibt es keine Owner-Frage, und die Gruppe lässt sich oft per Bulk-Merge zusammenführen. Gehören die Datensätze verschiedenen Vertrieblern, geht die Gruppe in die Prüfung, weil jemand entscheiden muss, wer den Account behält.
In größeren Teams kann eine Suche pro Owner jedem Vertriebler eine kurze Liste eigener Accounts geben, die er prüft und einzeln zusammenführt. Stellt ein Vertriebler fest, dass einer seiner Accounts jemand anderem gehört, spricht er das beim Admin oder der Vertriebsleitung an.

#### Nach Art des Zweifels

Eine andere Möglichkeit ist, nach dem Grund der Unsicherheit aufzuteilen. Haushalte und gemeinsame Telefonnummern gehen an die Person, die Kundendaten betreut, verbundene Firmen an die Account-Owner und Partnerdatensätze an das Partner-Team.

#### Nach Daten-Owner, mit einem zentralen Team

In größeren Firmen kann ein zentrales Datenteam die Suchen ausführen, während die fachlichen Verantwortlichen der Daten wählen, welcher Datensatz bleibt. Das zentrale Team hält den Prozess überall gleich, und die Fachbereiche behalten die Entscheidungen. Manche Teams planen, später mehr Arbeit an die Fachbereiche zu geben.
| Aufteilen | Funktioniert gut, wenn | Achten Sie auf |
| --- | --- | --- |
| Ein Verantwortlicher entscheidet alles | Das Team ist klein und eine Person kennt die Daten | Eine Warteschlange, die schneller wächst, als eine Person sie abarbeiten kann |
| Nach Datensatz-Owner | Vertriebler kennen ihre Accounts, und die Zuständigkeit ist klar | Gruppen mit zwei Ownern brauchen einen Entscheider |
| Nach Art des Zweifels | Verschiedene Teams verantworten verschiedene Arten von Datensätzen | Gruppen, die in keine Kategorie passen |
| Zentrales Team plus fachliche Verantwortliche | Mehrere Geschäftsbereiche teilen sich ein CRM | Langsame Antworten vielbeschäftigter Owner |

### Festlegen, was nach jeder Prüfung passiert

Jede geprüfte Gruppe sollte auf eine von drei Arten enden. Eine Gruppe „für später“ liegen zu lassen, ist der Grund, warum Prüfwarteschlangen stocken.
- **Zusammenführen.** Die Datensätze sind ein Kunde. Prüfen Sie, welche Werte und welchen Owner der zusammengeführte Datensatz behält, dann führen Sie zusammen.
- **Lehnen Sie ihn ab.** Sie sind sicher, dass die Datensätze keine Duplikate sind. Ein abgelehnter Treffer bleibt aus späteren Suchen draußen, sodass niemand ihn zweimal prüft.
- **Ändern Sie die Suche.** Dasselbe falsche Muster taucht immer wieder auf, etwa Haushalte mit gemeinsamer Telefonnummer. Verschärfen Sie die Suche, statt jede Gruppe von Hand zu entscheiden.
Halten Sie Entscheidungen fest, die ein Muster setzen, etwa Niederlassungen mit eigenem Vertrag getrennt zu halten. Eine kurze Liste erspart dem nächsten Prüfer, die Frage neu aufzurollen.

### Klären, ob Sie eine Freigabe brauchen

Formelle Freigabeschritte für Merges sind selten. In vielen Teams entscheidet, wer den Merge ausführt, auch darüber.
Das funktioniert, wenn die prüfende Person die Daten kennt und die Regeln aufgeschrieben sind.
Ein zweiter Freigeber ist in wenigen Fällen sinnvoll. Denken Sie an Schlüsselaccounts, Datensätze, von denen andere Systeme abhängen, oder ein Team, das neu in den Daten ist und die IT einbinden will, bevor etwas zusammengeführt wird. Behalten Sie die Freigabe diesen Gruppen vor statt jedem Merge, sonst kommt die Warteschlange nicht voran.

### Eine Prüfroutine festlegen

Unsichere Treffer kommen mit neuen Datensätzen laufend hinzu. Eine Routine verhindert, dass sie monatelang warten.
- **Während einer Bereinigung:** Prüfen Sie die unsicheren Gruppen jeder Suche, bevor Sie zur nächsten übergehen.
- **Nach der Bereinigung:** Prüfen Sie heikle Suchen ein- oder zweimal im Monat oder wenn ihre neuen Treffer eine festgelegte Zahl erreichen.
- **Nach Ereignissen, die Daten hinzufügen:** Prüfen Sie erneut nach einem großen Import, einer Migration oder einer neuen Integration.
Unser Beitrag zu [wie oft Sie Ihr CRM deduplizieren sollten](https://dedupe.ly/blog/how-often-to-deduplicate-crm)
behandelt den Rhythmus für Ihre übrigen Suchen.

### Wie Dedupely einen Prüfprozess unterstützt

In Dedupely können Sie jede Gruppe aus jeder Suche zur Prüfung schicken, wo sie wartet, bis jemand sie zusammenführt oder entfernt. Um die Arbeit aufzuteilen, können Sie pro Owner eine Suche mit einem Filter auf das Owner-Feld bauen. Sie können auch Gruppen ablehnen, bei denen Sie sicher sind, dass sie keine Duplikate sind, damit sie aus späteren Suchen herausbleiben.
Alarme können Ihr Team informieren, wenn neue Treffer einer Suche die festgelegte Zahl erreichen, mit höchstens einer E-Mail pro Tag.
[Richten Sie die Prüfung Ihrer unsicheren Treffer ein](https://v2.app.dedupe.ly/signup)

### Ein Prozess für die Gruppen, bei denen niemand sicher ist

Unsichere Treffer brauchen einen Verantwortlichen, eine Aufteilung, die jede Gruppe zu jemandem mit Datensatzkenntnis schickt, und ein klares Ende für jede Entscheidung.
Mit einer regelmäßigen Routine dazu bleibt die Warteschlange kurz. Jeder abgelehnte Treffer und jede geschärfte Suche bedeuten zudem weniger unsichere Gruppen beim nächsten Mal.

### Häufige Fragen

#### Wer sollte unsichere Duplikattreffer prüfen?

Eine Person sollte die Prüfung verantworten, oft ein CRM-Admin, eine Ops-Leitung oder jemand aus RevOps. Sie schickt jede Gruppe an die Person, die die Datensätze kennt, und jede Entscheidung sollte mit einem Merge, einer Ablehnung oder einer geänderten Suche enden. Sie hält auch Entscheidungen fest, die ein Muster setzen.

#### Sollten Vertriebler ihre eigenen Duplikate zusammenführen?

Vertriebler sind gute Prüfer für ihre eigenen Accounts, aber viele Teams legen das Zusammenführen in weniger Hände. Üblich ist, Duplikate mit demselben Owner per Bulk-Merge zusammenzuführen und Gruppen mit verschiedenen Ownern in die Prüfung zu schicken. Ein Vertriebler, der ein Owner-Problem findet, meldet es dem Admin oder einer Vertriebsleitung.

#### Brauchen CRM-Merges eine Freigabe?

Meist nicht für jeden Merge. Viele Teams lassen die Person entscheiden, die den Merge ausführt, solange die Regeln aufgeschrieben sind. Ein zweiter Freigebender ist sinnvoll bei wichtigen Accounts, Datensätzen, von denen andere Systeme abhängen, oder Bereinigungen, bei denen die IT vor jedem Merge mitreden will.

#### Wie oft sollten Sie unsichere Duplikate prüfen?

Prüfen Sie während einer Bereinigung die unsicheren Gruppen jeder Suche, bevor Sie weitermachen. Danach prüfen Sie heikle Suchen ein- oder zweimal im Monat oder wenn neue Treffer eine festgelegte Zahl erreichen. Prüfen Sie erneut nach großen Importen, Migrationen oder neuen Integrationen, da diese schnell unsichere Gruppen hinzufügen.

#### Was tun mit einem Treffer, der kein Duplikat ist?

Lehnen Sie ihn ab, sobald Sie sicher sind, damit er aus späteren Suchen herausbleibt und niemand ihn erneut prüft. Taucht dieselbe Art falscher Treffer immer wieder auf, ändern Sie stattdessen die Suche, etwa mit einem Feld, das die Datensätze unterscheidet.
Hinter dem Artikel

### Gaby Salinas

Marketing-Assistentin bei Dedupely
Gaby Salinas kam aus dem Marketing und der Werbung zu CRM-Daten. Deshalb betrachtet sie Dubletten von zwei Seiten: die Abgleichs- und Zusammenführungslogik dahinter und die Auswirkungen auf die Menschen, die mit dem CRM arbeiten, etwa den Vertriebsmitarbeiter, der einen Kunden zweimal anruft, den Administrator, dem die Schuld gegeben wird, und die Bereinigung, mit der niemand anfangen will.
Als Marketing-Assistentin bei Dedupely verfolgt sie, wie RevOps-Teams, Endnutzer, Berater und technische Teams tatsächlich mit ihren Daten arbeiten: die Datensätze, denen sie nicht mehr vertrauen, die Workarounds, die sie entwickeln, und den Moment, in dem sie sich schließlich zur Bereinigung entschließen. Was sie dabei herausfindet, prägt einen Großteil dessen, was Dedupely veröffentlicht.
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