# CRM-Bereinigung: E-Mail-Vorlage für den Vertrieb | Dedupely

> Berater: Informieren Sie Nutzer vor jedem Zusammenführen im CRM des Kunden. Wir liefern eine fertige E-Mail für deren Vertrieb mit, samt Hinweisen zu Änderungen.

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- Published: 2026-11-11
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## E-Mail-Vorlage: Vertrieb informieren, dass das CRM bereinigt wird

Von
[Gaby Salinas](https://www.linkedin.com/in/gbyslns)
Aktualisiert 11. November 2026
#
Min. Lesezeit
TL;DR
- Vertriebsmitarbeiter des Kunden bemerken eine Bereinigung am nächsten Morgen, informieren Sie sie also vorher.
- Die E-Mail sollte vom Kunden stammen, nicht vom Berater, damit die Vertriebsmitarbeiter wissen, dass sie freigegeben ist.
- Beschreiben Sie, was sich ändert, wann, was gleich bleibt und wie ein Datensatz markiert wird, der unverändert bleiben muss.
- Fragen Sie die Vertriebler nach ihren Ausnahmen vor der Zusammenführung, nicht nach Beschwerden danach.
- Dedupely speichert jede Zusammenführung in der Merge History, damit Sie Rückfragen aus dem Vertrieb mit den Originaldatensätzen beantworten können.
Wenn ein Berater oder eine Agentur das CRM eines Kunden bereinigt, ist das Vertriebsteam am stärksten betroffen und am schlechtesten informiert. Am nächsten Morgen öffnen sie das CRM und finden weniger Datensätze, einige Accounts mit neuem Eigentümer und einen gespeicherten Link, der nicht mehr funktioniert.
Eine kurze E-Mail vor der Bereinigung macht aus dieser Überraschung einen Plan. Sie gibt Vertriebsmitarbeitern außerdem die Chance, auf Datensätze hinzuweisen, die auf keinen Fall zusammengeführt werden dürfen. Diese Information bekommt der Berater sonst nirgends. Dieser Beitrag zeigt, was in die E-Mail gehört, und enthält eine Vorlage.

### Wer sollte es senden

Der Kunde sollte sie versenden, meist die Vertriebsleitung oder der CRM-Verantwortliche. Vertriebsmitarbeitende vertrauen einer Nachricht ihrer eigenen Führungskraft mehr als der eines externen Beraters. Der Berater schreibt sie; der Kunde versendet sie oder leitet sie mit einer eigenen Zeile weiter.

### Wann Sie es senden

| Wann | Was |
| --- | --- |
| Eine Woche vorher | Die Haupt-E-Mail: was passiert, wann und wie Sie Ausnahmen melden |
| Am Tag davor | Eine einzeilige Erinnerung mit Datum und Uhrzeit |
| Der Tag danach | Was sich geändert hat und wo Probleme gemeldet werden |
Für den Tag danach, [Was Sie nach einer großen Zusammenführung in Ihrem CRM prüfen sollten](https://dedupe.ly/blog/crm-organization/check-crm-after-large-merge) zeigt, worauf Sie achten sollten, bevor das Vertriebsteam nachfragt.

### Was dazugehört

- **Warum:** ein Satz zum Problem, das Vertriebsmitarbeitende kennen, etwa wenn man einen Kunden anruft, den ein anderer schon angerufen hat.
- **Was sich ändert:** doppelte Kontakte und Firmen werden zu einem Datensatz, mit der Historie beider.
- **Wann:** das Datum und ob Vertriebsmitarbeiter während der Zusammenführung Datensätze nicht bearbeiten sollten.
- **Was sich nicht ändert:** Deals, Notizen und Aktivitäten bleiben erhalten und wandern in den zusammengeführten Datensatz.
- **So markieren Sie Ausnahmen:** Datensätze, die ähnlich aussehen, aber getrennt bleiben müssen, und bis wann.
- **Ansprechpartner:** ein Name und ein Kanal.

### Die Vorlage

Die E-Mail
Betreff: Wir bereinigen am [date] Dubletten im CRM
Hallo Team,
Viele von Ihnen haben uns erzählt, dass sie einen Kunden anrufen, den bereits jemand anderes angerufen hat, oder dasselbe Unternehmen dreimal finden. Am [date] führt [consultant name] im CRM die Zusammenführung doppelter Kontakte und Unternehmen durch.
Was sich ändert: Haben Kontakte oder Unternehmen Dubletten, werden sie zu einem Datensatz, mit Anrufen, E-Mails, Notizen und Deals aus allen Einträgen.
Was sich nicht ändert: Aus dem Verlauf dieser Datensätze wird nichts gelöscht.
Zuständigkeit: Wenn Dubletten verschiedene Owner haben, [Regel zur Zuständigkeit].
Bis [date]: Wenn Sie Datensätze kennen, die wie Dubletten aussehen, aber getrennt bleiben müssen, etwa zwei Niederlassungen desselben Kunden, antworten Sie auf diese E-Mail mit den Links zu den Datensätzen.
Nach der Bereinigung sehen Sie in Ihren Ansichten eventuell weniger Datensätze und müssen einige Links neu speichern. Fragen richten Sie an [name] in [channel].
Vielen Dank, [Vertriebsleitung]
Füllen Sie die Klammern aus und stimmen Sie die Zuständigkeitsregel mit dem Kunden ab, bevor Sie senden.
Profi-Tipp
Lesen Sie jede Antwort, bevor Sie zusammenführen. Ein Vertriebsmitarbeiter, der schreibt „Diese beiden Konten sind getrennte Franchises“, hat Ihnen gerade eine falsche Zusammenführung und ein schwieriges Gespräch erspart.

### Umgang mit den Antworten

- **Jede Ausnahme hinzufügen** zur Liste der Datensätze, die niemals zusammengeführt werden dürfen.
- **Beantworten Sie Fragen zur Zuständigkeit** mit der Regel, die der Kunde freigegeben hat.
- **Bedanken Sie sich bei allen, die antworten.** Sie sind diejenigen, die dem Ergebnis vertrauen werden.

### So unterstützt Dedupely bei der Bereinigung von Kundendaten

In Dedupely können Sie sets reps als eigenständig ablehnen, sodass sie bei keiner künftigen Suche für dieses Objekt mehr auftauchen, auch nicht bei automatischen Zusammenführungen. Jeder Kunde kann eigene Duplicate Searches und Merge Rules haben. Nach der Zusammenführung zeigt Merge History jeden zusammengeführten Datensatz mit seinen ursprünglichen Werten. Fragt ein Vertriebsmitarbeiter „Wo ist mein Kontakt geblieben?“, finden Sie ihn in einer Minute. Die meisten Zusammenführungen lassen sich 30 Tage lang über Merge History rückgängig machen. Behandeln Sie jede Zusammenführung dennoch als endgültig und nutzen Sie die Rückgängig-Funktion nur für seltene Fehler.
[Starten Sie Ihre nächste Kundenbereinigung](https://v2.app.dedupe.ly/signup)

### Informieren Sie sie zuerst

Das Vertriebsteam eines Kunden wird die Bereinigung so oder so bemerken. Informieren Sie es vorher, von der eigenen Führungskraft, mit Datum, einer klaren Erklärung und einem Weg, Ausnahmen zu melden. Die Rückmeldungen machen die Zusammenführung sicherer.

### Häufige Fragen

#### Wie informiere ich das Vertriebsteam eines Kunden über eine CRM-Bereinigung?

Schreiben Sie eine kurze E-Mail für die Vertriebsleitung des Kunden, die eine Woche vorher versendet wird: warum, was sich ändert, wann, was gleich bleibt und wie Ausnahmen gemeldet werden.

#### Sollte der Berater oder der Kunde es versenden?

Der Kunde. Vertriebler vertrauen einer Nachricht ihres eigenen Managers, und sie zeigt, dass die Bereinigung genehmigt ist.

#### Was sollten Vertriebsmitarbeiter vor der Bereinigung tun?

Antworten Sie mit Datensätzen, die wie Dubletten aussehen, aber getrennt bleiben müssen, etwa Niederlassungen oder verbundene Unternehmen.

#### Sollten Vertriebsmitarbeitende das CRM während der Zusammenführung nicht nutzen?

Nutzer können weiterarbeiten. Bitten Sie sie jedoch, während des Merge-Zeitfensters möglichst keine Datensätze zu bearbeiten, sofern Ihre Client-Einrichtung das erlaubt.

#### Was passiert, wenn nach der Zusammenführung jemand widerspricht?

Prüfen Sie den Merge in der Merge History, erklären Sie die vom Kunden freigegebene Regel und korrigieren Sie einen Fehler sofort.
Hinter dem Artikel

### Gaby Salinas

Marketing-Assistentin bei Dedupely
Gaby Salinas kam aus dem Marketing und der Werbung zu CRM-Daten. Deshalb betrachtet sie Dubletten von zwei Seiten: die Abgleichs- und Zusammenführungslogik dahinter und die Auswirkungen auf die Menschen, die mit dem CRM arbeiten, etwa den Vertriebsmitarbeiter, der einen Kunden zweimal anruft, den Administrator, dem die Schuld gegeben wird, und die Bereinigung, mit der niemand anfangen will.
Als Marketing-Assistentin bei Dedupely verfolgt sie, wie RevOps-Teams, Endnutzer, Berater und technische Teams tatsächlich mit ihren Daten arbeiten: die Datensätze, denen sie nicht mehr vertrauen, die Workarounds, die sie entwickeln, und den Moment, in dem sie sich schließlich zur Bereinigung entschließen. Was sie dabei herausfindet, prägt einen Großteil dessen, was Dedupely veröffentlicht.
[Mit Gaby auf LinkedIn vernetzen](https://www.linkedin.com/in/gbyslns)

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