# Die Geschäftsleitung von einer CRM-Bereinigung überzeugen

> Was die Geschäftsleitung zur Finanzierung einer CRM-Bereinigung bewegt, hängt vom Unternehmen ab. Schätzen Sie die Kosten manueller Merges mit einer Formel.

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Zusammenarbeit im Team

## So begründen Sie gegenüber der Führung eine CRM-Bereinigung

Von
[Gaby Salinas](https://www.linkedin.com/in/gbyslns)
Aktualisiert 20. Oktober 2026
#
Min. Lesezeit
TL;DR
- Das Argument, mit dem Sie die Führung von einer CRM-Bereinigung überzeugen, ist von Firma zu Firma verschieden.
- Einen doppelten Datensatz von Hand zu prüfen und zusammenzuführen dauert etwa 4 Minuten.
- Multiplizieren Sie die doppelten Datensätze mit 4 Minuten und teilen Sie durch 60, um die Stunden manueller Bereinigung zu erhalten.
- Eine Duplikatzahl hält, sobald sich das Team einig ist, was als Duplikat gilt.
- Dedupely zeigt das Ausmaß Ihrer Duplikate ohne Einrichtung und sieht dann jeden Merge vorab.
Viele, die mich fragen, wie sie Budget für eine CRM-Bereinigung bekommen, wissen schon, dass die Daten schlecht sind. Sie haben denselben Kunden dreimal gesehen, Berichte, die nicht aufgehen, und Vertriebler, die um Accounts streiten. Was sie brauchen, ist eine Möglichkeit, es jemandem zu erklären, der das CRM nicht täglich öffnet.
Es gibt kein einzelnes Argument, das bei jeder Führung zieht. Manche reagieren auf Kosten, manche auf Risiko, manche auf Compliance, und manche müssen gar nicht überzeugt werden.
In diesem Beitrag zeige ich, was in welchem Fall funktioniert, eine Formel für die Kosten manueller Bereinigung und was Sie mitbringen sollten.

### Was die Führung überzeugt, hängt von der Firma ab

**Das sehe ich:** Die Argumente, die ziehen, sind in jedem Unternehmen anders. Ein finanzgetriebenes Team will Kosten sehen, eine Vertriebsleitung will wissen, welche Accounts gefährdet sind. Ein Unternehmen in einer regulierten Branche will vor allem jeden Datensatz eines Kunden finden.
Und manchmal ist die Führung schon überzeugt. Sie hat die Berichte gesehen und wartet auf einen Plan.
**Was ist zu tun:** Finden Sie heraus, welcher dieser Punkte Ihrer Führung wichtig ist, bevor Sie das Argument aufbauen. Beginnen Sie dann damit und halten Sie die anderen Argumente als Reserve bereit.

### Beginnen Sie damit, was in Ihrem CRM ein Duplikat ist

**Das sehe ich:** Ein Argument scheitert oft an einer Frage: „Woher wissen Sie, dass das Duplikate sind?“ Ändert sich die Zahl jedes Mal, glaubt ihr niemand.
Was als Duplikat zählt, ist Einzelfall. Ein Team sieht [zwei Niederlassungen einer Firma](https://dedupe.ly/blog/related-records-not-duplicates) als Duplikate; ein anderes hält sie bewusst getrennt. Zwei Kontakte mit einem gemeinsamen info@-Postfach können eine Person oder zwei sein.
**Was ist zu tun:** Einigen Sie sich, was in Ihrem CRM einen Datensatz zum Duplikat macht, bevor Sie [Duplikate zählen](https://dedupe.ly/blog/how-many-duplicates-in-your-crm). Beginnen Sie mit den offensichtlichen, meist exakten E-Mail-Treffern bei Kontakten oder Domain-Treffern bei Firmen. Das ergibt eine Untergrenze, über die niemand streiten kann.

### Beziffern Sie die manuelle Bereinigung

**Das sehe ich:** Die Führung nimmt oft an, eine Bereinigung sei eine schnelle Aufgabe für jemanden im Team. In der Praxis durchläuft jedes Duplikat einen ganzen Prozess.
Nach meiner Erfahrung dauert die Prüfung eines Duplikats von Hand etwa 4 Minuten. Sie vergleichen die Datensätze, entscheiden, welche Werte bleiben, führen sie zusammen und prüfen das Ergebnis. Manche dauern kürzer, manche viel länger.
**Was ist zu tun:** Rechnen Sie Ihre Duplikatzahl in Stunden um, dann in Geld. Die zwei Schritte unten funktionieren mit jeder Zahl und jedem Stundensatz.

#### Was „Duplikate“ in der Formel bedeutet

Zählen Sie die überzähligen Datensätze, die eine Bereinigung entfernen würde. Eine Gruppe aus drei Datensätzen für einen Kunden zählt als zwei Duplikate, da einer bleibt.
So bleibt die Zahl nah an der Arbeit: Jeder zusätzliche Datensatz ist ein Vergleich und ein Merge mehr.

#### Schritt 1: Stunden

Stunden = Duplikate × 4 Minuten ÷ 60.
Sind Ihre Duplikate schwerer zu beurteilen, nehmen Sie eine höhere Minutenzahl. Die Tabelle zeigt, wie schnell die Stunden wachsen.
| Duplikate | Minuten (× 4) | Stunden (÷ 60) |
| --- | --- | --- |
| 5.000 | 20.000 | Etwa 333 |
| 25.000 | 100.000 | Etwa 1.667 |
| 100.000 | 400.000 | Etwa 6.667 |
| 240.000 | 960.000 | 16.000 |
Nehmen Sie die letzte Zeile: 240.000 Duplikate × 4 Minuten sind 960.000 Minuten oder 16.000 Stunden. Bei einer 40-Stunden-Woche sind das 400 Wochen, in denen eine Person nichts anderes tut.

#### Schritt 2: Kosten

Kosten = Stunden × Stundensatz der Person, die die Arbeit macht.
Nutzen Sie die vollen Kosten der Arbeitszeit dieser Person, die Ihnen die Finanzabteilung nennen kann. Teilen sich mehrere Personen die Arbeit, nehmen Sie einen Durchschnitt.
Beispiel
Bei 25.000 Duplikaten ergibt 25.000 × 4 ÷ 60 etwa 1.667 Stunden. Bei Beispielkosten von 40 $ pro Stunde sind das etwa 66.700 $. Ersetzen Sie beide Zahlen durch Ihre eigenen.
24 % der Teams sagten, sie verlören viele Stunden mit manuellen Merges und Tabellenbereinigung.
Quelle: Dedupely-Anrufforschung

### Zeigen Sie, was die Bereinigung verhindert

**Das sehe ich:** Für viele Führungskräfte eröffnet die Zeitschätzung das Gespräch, und die vermiedenen Probleme schließen es ab. Doppelt zählende Berichte, Vertriebler auf demselben Account, [eine höhere CRM-Rechnung](https://dedupe.ly/blog/duplicates-raise-crm-bill) und eine verzögerte Migration gibt es im Unternehmen schon, sie sind also leicht zu benennen.
**Was ist zu tun:** Wählen Sie zwei oder drei Beispiele aus Ihrem eigenen CRM. Ein echter Kunde, der dreimal zählt, überzeugt mehr als jeder Durchschnitt.

### Wenn Compliance das Argument ist

**Das sehe ich:** In manchen Unternehmen ist das entscheidende Argument ein Compliance-Prozess. Verlangt ein Kunde Auskunft über seine Daten oder deren Löschung, ist jedes Duplikat ein weiterer Datensatz, den jemand finden muss.
Bei der E-Mail-Einwilligung ist es genauso. Hat sich ein Datensatz abgemeldet und sein Duplikat nicht, kann der Kunde weiter E-Mails bekommen, die er abbestellt hat.
**Was ist zu tun:** Hat Ihre Firma ein Compliance- oder Rechtsteam, fragen Sie, was es vom CRM braucht. Seine Anforderungen können mehr Gewicht haben als jede Kostenschätzung.

### Wenn die Geschäftsleitung das Risiko fürchtet

**Das sehe ich:** Manchmal stimmt die Geschäftsleitung dem Problem zu und sagt trotzdem nein, weil Zusammenführen riskant wirkt. In vielen CRMs lassen sich Merges nicht rückgängig machen, und niemand will derjenige sein, der die Historie eines Key Accounts verloren hat.
**Was ist zu tun:** Zeigen Sie, wie Sie das Risiko kontrollieren. Beginnen Sie mit exakten Treffern und sehen Sie Merges vorab in der Vorschau an. Behalten Sie [ein Protokoll der Originalwerte](https://dedupe.ly/blog/back-up-crm-before-large-merge), und schicken Sie unklare Treffer zur Prüfung an einen Menschen.
Ein Plan mit klaren Schritten macht aus einem „vielleicht später“ oft ein Ja.

### Was Sie zum Termin mitbringen

Fassen Sie sich kurz. Ein einseitiges Argument bewirkt oft mehr als eine lange Präsentation:
- Ihre Definition eines Duplikats in ein oder zwei Sätzen.
- Die Duplikatzahl für jedes Objekt, beginnend mit den offensichtlichen Duplikaten.
- Die manuelle Schätzung in Stunden und die Kosten, falls Sie einen Stundensatz haben.
- Zwei oder drei echte Beispiele für Probleme, die Duplikate verursacht haben.
- Wie Sie das Risiko steuern und was Sie zuerst zusammenführen.
- Was neue Duplikate fernhält, sobald der Rückstand bereinigt ist.

### Wie Dedupely Ihnen hilft, die Bereinigung zu bemessen und durchzuführen

Der erste Scan von Dedupely zeigt, wie viele Duplikate er in Ihren Kontakten, Firmen und Leads findet, ohne Abgleichseinstellungen. Für die Zahl, die Sie der Führung vorlegen, bauen Sie Duplikatsuchen nach Ihrer eigenen Definition. Legen Sie dann Regeln für den gewinnenden Wert fest und sehen Sie jeden Merge vorab.
[Sehen Sie, wie viele Duplikate Ihr CRM hat](https://v2.app.dedupe.ly/signup)

### Ein Fall, den die Leitung prüfen kann

Das stärkste Argument für eine Bereinigung ist eines, das die Führung nachprüfen kann. Das heißt: eine abgestimmte Definition von Duplikat, eine darauf aufbauende Zählung und eine Formel, die jeder neu berechnen kann.
Was danach die Entscheidung bringt, hängt von der Firma ab: gesparte Stunden, vermiedene Probleme, Compliance oder ein Plan, der das Zusammenführen sicher wirken lässt. Beginnen Sie mit dem, was Ihrer Führung am wichtigsten ist.

### Häufige Fragen

#### Wie überzeuge ich die Führung, in die Bereinigung der CRM-Daten zu investieren?

Finden Sie zuerst heraus, was Ihrer Geschäftsleitung wichtig ist: Kosten, vermiedene Probleme, Compliance oder Risiko. Bringen Sie dann eine Duplikatzahl auf Basis einer vereinbarten Definition und eine Schätzung der manuellen Bereinigungszeit mit. Ergänzen Sie zwei oder drei echte Beispiele für Probleme durch Duplikate und einen Plan zur Risikokontrolle beim Zusammenführen.

#### Wie lange dauert es, Duplikate manuell zusammenzuführen?

Nach meiner Erfahrung sind etwa 4 Minuten pro Duplikat eine vernünftige Schätzung. Jedes bedeutet, Datensätze zu vergleichen, zu entscheiden, welche Werte bleiben, zusammenzuführen und das Ergebnis zu prüfen. In diesem Tempo brauchen 5.000 Duplikate etwa 333 Arbeitsstunden und 240.000 Duplikate 16.000 Stunden.

#### Wie berechnet man den ROI der CRM-Deduplizierung?

Beginnen Sie mit den Kosten der Handarbeit. Multiplizieren Sie die Zahl der Duplikate mit den Minuten pro Duplikat, teilen Sie durch 60 und multiplizieren Sie mit einem Stundensatz. Addieren Sie dann, was die Bereinigung vermeidet, etwa doppelt gezählte Berichte und strittige Accounts.

#### Was sind die Risiken einer CRM-Bereinigung?

Das Hauptrisiko ist, Datensätze zusammenzuführen, die keine Duplikate sind, oder wichtige Werte zu verlieren, da Merges in vielen CRMs nicht rückgängig zu machen sind. Sie senken es, indem Sie mit exakten Treffern beginnen und Merges vorab ansehen. Originalwerte festzuhalten und unklare Treffer von Hand zu prüfen hilft ebenfalls.

#### Muss ich wissen, wie viele Duplikate ich habe, bevor ich Budget beantrage?

Es hilft sehr, denn eine Zahl macht das Argument leichter überprüfbar. Legen Sie zuerst fest, was in Ihrem CRM als Duplikat gilt, und zählen Sie dann die offensichtlichen, etwa exakte E-Mail- oder Domain-Treffer. Diese Zahl ist eine Untergrenze: Lockerere Kriterien finden oft mehr, aber über die Untergrenze streitet niemand.
Hinter dem Artikel

### Gaby Salinas

Marketing-Assistentin bei Dedupely
Gaby Salinas kam aus dem Marketing und der Werbung zu CRM-Daten. Deshalb betrachtet sie Dubletten von zwei Seiten: die Abgleichs- und Zusammenführungslogik dahinter und die Auswirkungen auf die Menschen, die mit dem CRM arbeiten, etwa den Vertriebsmitarbeiter, der einen Kunden zweimal anruft, den Administrator, dem die Schuld gegeben wird, und die Bereinigung, mit der niemand anfangen will.
Als Marketing-Assistentin bei Dedupely verfolgt sie, wie RevOps-Teams, Endnutzer, Berater und technische Teams tatsächlich mit ihren Daten arbeiten: die Datensätze, denen sie nicht mehr vertrauen, die Workarounds, die sie entwickeln, und den Moment, in dem sie sich schließlich zur Bereinigung entschließen. Was sie dabei herausfindet, prägt einen Großteil dessen, was Dedupely veröffentlicht.
[Mit Gaby auf LinkedIn vernetzen](https://www.linkedin.com/in/gbyslns)

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